Autuar Processo

Sistema	SIPAC
Módulo	Portal Administrativo
Usuários	Servidores responsáveis pelo cadastro de processos no sistema da Instituição
Perfil	Cadastrar Protocolo
Última Atualização	Janeiro de 2020

Esta funcionalidade permite que o usuário autue um processo, ou seja, que receba documentos que envolvam uma decisão administrativa e os reúna em um processo, que passa a ter curso próprio na Instituição. Para isso, acesse o SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Processos -> Autuar Processo.

O sistema exibirá uma nova página com o campo de Consulta de Documentos e a lista de Documentos Encontrados na unidade de lotação do usuário e que poderão ser autuados:

Figura 1: Consulta de Documentos

Se desejar realizar uma busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados do documento:

Número de Protocolo, caso ele tenha sido protocolado no sistema da Instituição;

Número do Código de Barras;

Origem, dentre as opções Interna ou Externa;

Número/Ano do documento;

Ano do Documento;

Tipo do Documento;

Unidade de Origem, caso o documento seja de origem interna;

Órgão Externo de Origem, caso o documento seja de origem externa;

Período do Documento;

Período do Cadastro do documento;

Selecione a opção Todos os Documentos caso deseje visualizar todos os documentos disponíveis para autuação.

Para Dados da Última Movimentação do documento, os filtros de busca são:

Unidade de Origem, caso a movimentação tenha sido dentro da Instituição;

Órgão Externo de Origem, caso o órgão de origem seja externo à Instituição;

Período de Envio;

Período de Recebimento.

Por fim, selecione a opção Formato de Impressão se desejar visualizar a busca em formato de relatório.

Nos campos Unidade de Origem e Órgão Externo de Origem, ao digitar as primeiras letras do dado, o sistema exibirá uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Já nos campos Período do Documento, Período do Cadastro, Período de Envio e Período de Recebimento, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Caso desista de realizar a busca, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha.

Após informar os dados desejados, clique em Buscar para prosseguir. A página será atualizada e, na lista de Documentos Encontrados, serão exibidos apenas os documentos que atendem aos critérios de busca informados.

Na lista de Documentos Encontrados, clique no ícone para visualizar os detalhes do documento. Esta ação será válida sempre que for apresentada.

Utilizaremos como exemplo o documento de número 367/2011, que é uma requisição de materiais.

O documento será apresentado pelo sistema no seguinte formato:

Figura 2: Dados da Requisição

As ações contidas nesta tela serão explicadas detalhadamente no manual Consultar Requisição, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em . Esta opção será válida sempre que estiver presente em uma tela.

Retornando à lista de Documentos Encontrados, clique no ícone para selecionar o documento cuja autuação deseja realizar. Utilizaremos novamente como exemplo o documento de número 367/2011.

O sistema o direcionará para a página seguinte.

Figura 3: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo

É necessário informar os seguintes dados do processo que será autuado:

Tipo do Processo;

Assunto Detalhado do processo;

Natureza do Processo, dentre as opções OSTENSIVO e SIGILOSO;

Observação sobre o processo, se desejar;

Destino do processo, dentre as opções Unidade Sugerida e Outra Unidade;

Unidade de Destino do processo. Para isso, informe o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;

Tempo Esperado na Unidade de Destino, em dias.

Como exemplo utilizaremos:

Tipo do Processo: AJUDA DE CUSTO;

Assunto Detalhado: Ajuda de Custo para Compra de Materiais;

Natureza do Processo: OSTENSIVO;

Destino: Outra Unidade;

Unidade de Destino: 11.35 - SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35);

Tempo Esperado na Unidade de Destino: 2.

Se desejar retornar a página anterior, clique em Voltar. Esta função será válida em todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Continuar. A página será atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato:

Figura 4: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo

Se desejar anexar um novo documento ao processo que está sendo gerado, informe os seguintes dados do documento:

Opções de Documentos, dentre as opções Informar Novo Documento e Consultar Documentos Existentes;

Tipo do Documento;

Data do Documento;

Número do documento;

Ano do documento;

Unidade de Origem do documento. Para isso, informe o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;

Observações sobre o documento, se desejar;

Anexar Arquivo do documento, se preferir. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo do documento dentre os arquivos de seu computador.

Após informar os dados desejados, clique em Inserir Documento(s). A seguinte mensagem de sucesso da inserção será apresentada no topo da página e o documento passará a constar na lista de Documentos Inseridos no Processo.

Figura 5: Mensagem de Confirmação da Inserção

Na lista de Documentos Inseridos no Processo, clique em para visualizar os detalhes de um documento inserido. Esta ação será explicada detalhadamente no manual Consultar Documentos, listado em Manuais Relacionados.

Caso deseje remover um documento que tenha sido inserido anteriormente no processo, clique no ícone . O sistema apresentará a seguinte tela:

Figura 6: Caixa de Diálogo

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada pelo sistema:

Figura 7: Mensagem de Sucesso da Remoção

Após inserir/remover todos os documentos desejados, clique novamente em Continuar para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Figura 8: Dados do Interessado a Ser Inserido

Nesta tela, é necessário informar a Categoria do interessado, dentre as opções Servidor, Aluno, Credor, Unidade e Outros; e os dados do interessado, que dependerá da categoria a qual pertence.

Ressaltamos que, ao informar o código ou as primeiras letras da denominação da unidade, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Como exemplo, utilizaremos a Categoria: Unidade e a Unidade: NUCLEO DE PESQUISA EM ALIMENTOS E MEDICAMENTOS (11.50).

Para incluir o interessado, clique em Inserir. A página passará a ser exibida no seguinte formato:

Figura 9: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo

Se desejar adicionar outros interessados ao processo, repita a operação.

Para remover o interessado adicionado, clique no ícone . A seguinte tela será novamente apresentada:

Figura 10: Caixa de Diálogo

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Ao optar por confirmar, o sistema exibirá uma mensagem de sucesso da remoção no topo da página:

Figura 11: Mensagem de Sucesso da Remoção

Após adicionar todos os interessados desejados, informe se deseja Enviar e-mail para os interessados a cada movimentação do processo e clique em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a página Dados do Arquivo a Ser Anexado.

Figura 12: Dados do Arquivo a Ser Anexado

Nesta tela, é possível anexar arquivos ao processo que está sendo autuado. Para isso, informe o Nome do arquivo, sua Descrição, se desejar, e selecione-o clicando em Selecionar arquivo e o escolhendo dentre os arquivos de seu computador.

Exemplificaremos com o Nome: Requisição.

Após informar os dados do arquivo, clique em Anexar para inseri-lo no processo. Uma mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página, e o arquivo passará a constar na lista de Arquivos Anexados ao Processo:

Figura 13: Mensagem de Sucesso; Dados do Arquivo a Ser Anexado; Arquivos Anexados ao Processo

Se desejar fazer o download do arquivo para o seu computador, clique no nome do arquivo. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha.

Uma nova tela será apresentada pelo sistema, conforme figura abaixo:

Figura 14: Confirmação de Download

Informe se deseja Abrir com o ou se deseja fazer o Download do arquivo anexado. Clique em Cancelar se desistir da operação ou em OK para confirmá-la.

Ainda na lista de Arquivos Anexados ao Processo, clique no ícone se desejar remover um documento anexado. Uma nova tela será apresentada, solicitando a confirmação da remoção.

Figura 15: Caixa de Diálogo

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será exibida pelo sistema:

Figura 16: Mensagem de Confirmação da Remoção

Na página que contém o campo onde são informados os Dados do Arquivo a Ser Anexado e a lista de Arquivos Anexados ao Processo, clique em Continuar após inserir todos os arquivos desejados. A tela a seguir será fornecida.

Figura 17: Informar Despacho

Aqui, informe se deseja Informar Despacho do processo ou Não. Caso opte por informar o despacho, a página será prontamente atualizada e exibida conforme a seguinte figura:

Figura 18: Informar Despacho

Em Dados Gerais do Despacho, informe o Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável; o Servidor Responsável pelo Despacho; se o despacho é Público ou Não; e a Forma do Despacho, que pode ser Informar Despacho, para digitar o texto do mesmo, ou Anexar Arquivo do despacho.

Exemplificaremos com o Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim; Forma do Despacho: Informar Despacho; e o texto do despacho Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo a participação do servidor no Fórum informado. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Para efetuar a confirmação, clique em Continuar. A tela seguinte será exibida.

Figura 19: Dados Gerais do Processo

Confira os dados dispostos na tela acima e, caso esteja certo da autuação, clique em Confirmar para finalizar a operação. O sistema o direcionará para uma nova página contendo a mensagem de sucesso da autuação do processo, bem como os Dados Gerais do Processo:

Figura 20: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo

Para cadastrar um novo processo no sistema da Instituição, clique em . Esta ação será explicada detalhadamente no manual Cadastrar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em .

Se desejar imprimir a capa do processo recém-autuado, clique em . A capa será apresentada pelo sistema conforme figura a seguir:

Figura 21: Capa do Processo

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Se desejar imprimir a capa, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

De volta à página anterior, clique em para visualizar a guia do processo em formato de impressão. A guia será, então, disponibilizada:

Figura 22: Guia de Movimentação

Clique em Voltar para retornar à página anterior.

Para imprimir a guia, clique em .

Bom Trabalho!

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