Desarquivar Documento

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores Responsáveis pelo Cadastro e Tramitação de Documentos
Perfil	Cadastrar Protocolo; Enviar Protocolo; Receber Protocolo
Última Atualização	Janeiro de 2020

Esta funcionalidade possibilita desarquivar um documento previamente arquivado no sistema da Instituição. Após o desarquivamento, o documento poderá ser novamente modificado, já que o arquivamento impede a realização de quaisquer modificações.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Arquivo -> Documentos -> Desarquivar Documento.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Nesta página é possível realizar a consulta de documentos que estão na sua unidade, os quais poderão ser selecionados para serem desarquivados. Para realizar a busca dos documentos, informe:

Documentos da Unidade, selecionando a unidade de referência dos documentos que deseja visualizar;

Número do Protocolo em que o documento está inserido;

A Sequência numérica correspondente ao Código de Barras do processo;

Selecione Origem do documento, entre as opções Interna ou Externa;

O número Identificador do documento;

Número de cadastro do documento;

Ano do Documento,isto é, o ano de cadastro do documento;

Selecione Tipo do Documento, a partir das opções disponibilizadas;

Unidade de Origem do documento, caso ele seja de origem Interna;

Órgão Externo de Origem do documento, se ele for de origem Externa;

Selecione Período do Documento, a partir do calendário virtual fornecido pelo sistema ao clicar no ícone , ou, se preferir, digite as datas nos campos determinados;

Selecione Período do Cadastro do documento, conforme orientações dadas no campo anterior;

Unidade de Origem da última movimentação do documento;

Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme o abandono na janela que será apresentada pelo sistema, logo após. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentem.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que estiver disponível.

Clique em Buscar para prosseguir com a consulta. Em seguida, o sistema retornará apenas aqueles resultados que atendem aos critérios predefinidos, conforme a primeira imagem exibida neste manual.

Caso queira visualizar o documento anexado, clique no ícone . Exemplificaremos com o Protocolo: 23077.055750/2013-53. O arquivo será exibido no seguinte formato:

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Clique no ícone para imprimir o documento.

Caso queira retornar ao módulo principal, utilize o link localizado no topo da página.

Retornando a tela com a lista de Documentos Encontrados. Para Exibir Detalhes de um determinado documento, clique no link correspondente ao número do protocolo, ou, ainda, no ícone .

A tela a seguir será exibida:

As informações disponíveis na tela acima, será facilmente encontrada no manual Consultar Documentos, listado em Manuais Relacionados, no final da página, e será válida para todas as telas que o sistema disponibilizá-la.

Para retornar a tela anterior, clique em .

De volta à a lista de Documentos Encontrados, selecione os documentos que almeja desarquivar. Exemplificaremos com o documento de Protocolo: 23077.055750/2013-53.

Após selecionar os documento desejados, clique em Desarquivar Documentos , objetivando dar sequência a operação. A tela a seguir será, então, reproduzida:

Figura 4: Documentos Selecionados para Desarquivamento

Antes de prosseguir com a operação, é permissível a inserção de Observações, quanto ao desarquivamento do documento em questão.

Clique em Voltar, caso queira retornar à tela anterior.

Para remover um documento da lista de Documentos Selecionados para Desarquivamento, clique no ícone e confirme a remoção através da seguinte caixa de diálogo, exibida pelo sistema:

Figura 5: Caixa de Diálogo de Remoção do Documento

Clique em OK para confirmar a exclusão do item ou, caso desista, em Cancelar. A mensagem de sucesso, abaixo, será visualizada no topo da página, se a remoção for confirmada:

Figura 6: Mensagem de Sucesso de Remoção do Documento

De volta à tela Documentos Selecionados para Desarquivamento, clique em Confirmar para prosseguir com a operação. O usuário só poderá realizar o desarquivamento, caso algum documento tenha sido selecionado, conforme o exemplo da figura 1. Subsequentemente, será solicitada, ainda, a confirmação desta operação, através da seguinte caixa de diálogo:

Figura 5: Caixa de Diálogo para Confirmar o Desarquivamento do Documento

Para confirmar a operação, clique em OK, mas, caso desista da operação, clique em Cancelar. Ao confirmar será exibida uma mensagem de sucesso, juntamente com a lista de Documentos Desarquivados:

Figura 6: Mensagem de Sucesso; Documentos Desarquivados

Bom Trabalho!

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