Alterar Encaminhamento de Documentos

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores que Possuem Permissão para Cadastrar Processos e Documentos no Sistema da Instituição
Perfil	Cadastrar Protocolo
Última Atualização	Janeiro de 2020

Esta funcionalidade possibilita alterar o encaminhamento de documentos com última movimentação registrada pela unidade de lotação do usuário (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos na unidade de destino.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu ->Documentos -> Movimentação -> Alterar Encaminhamento.

Ou acesse SIPAC -> Mesa Virtual -> Documentos -> Movimentação -> Alterar Encaminhamento.

O sistema exibirá a tela para a Consulta de Documentos enviados e ainda não recebidos, juntamente com a lista de todos os Documentos Encontrados, conforme imagem a seguir:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

Para realizar uma busca por um documento específico, utilize um ou mais dos seguintes critérios:

Número do Protocolo do documento;

Código Identificador do documento no sistema;

Número do registro do protocolo em questão;

Ano do Documento, isto é, ano em que ele foi emitido;

Assunto do Documento cadastrado no sistema;

Tipo do Documento que almeja consultar, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;

Unidade de Destino do documento, ou seja, a unidade da instituição para a qual ele foi enviado;

Órgão Externo de Destino do documento, caso ele não tenha sido enviado para uma unidade da instituição;

Período do Documento, isto é, período que compreende a vigência do documento;

Período do Cadastro do documento, ou seja, período que a data de cadastramento do documento no sistema da instituição está incluída;

Selecione a opção Todos os Documentos Enviado e Não Recebidos para visualizar todos os documentos que foram enviados por sua unidade de lotação, porém ainda não foram recebidos na unidade de destino.

É importante destacar que nos campos Período do Documento e o Período do Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Nos campos Unidade de Destino e Órgão Externo de Destino, ao esclarecer as três primeiras letras destes, o sistema apresentará uma lista condizente com tais dados e será necessário selecionar uma das possibilidades de preenchimento dos espaços para prosseguir com a operação.

Vale ressaltar, também, que quanto maior o número de campos utilizados, maior será o refinamento da consulta.

Como exemplo, selecionaremos o Tipo de Documento: ATA DE RESULTADO DE ELEIÇÃO P/ COORDENADOR DE PÓS-GRADUAÇÃO.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será gerada, posteriormente. Esta função será válida para todas as páginas que a contenha.

Para retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida em todas as telas que estiver presente.

Para prosseguir com a pesquisa, clique em Buscar. O sistema, prontamente, atualizará a lista, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios informados anteriormente.

Tendo esta primeira figura como parâmetro, explicaremos como visualizar o documento principal, ter acesso ao comprovante do documento cadastrado e alterar o encaminhamento do documento em questão.

Visualizar Documento

Para visualizar os detalhes do documento listado, clique em seu número de protocolo, destacado na cor azul. Exemplificaremos com o Protocolo: .

A tela a seguir será fornecida:

Figura 2: Dados Gerais do Documento

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em .

Ao clicar no login do usuário, a seguinte janela será aberta e exibirá as informações do usuário selecionado:

Figura 3: Login do Usuário

Retornando à tela anterior que contém os detalhes do Documento, se desejar visualizar o documento de cadastro selecionado, clique em ou no link . Esta operação e suas particularidades serão explicadas no próximo tópico deste manual.

Visualizar Comprovante do Documento

Se desejar visualizar o comprovante anexado ao documento principal, clique neste símbolo , ao lado do Protocolo. Uma caixa de diálogo similar a esta será apresentada:

Alterar Encaminhamento do Documento

Clique no ícone ao lado do Protocolo desejado para alterar o destinatário do documento. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Na tela acima, escolha a Nova Unidade de Destino do documento, a qual deve ser diferente da unidade em que o documento está localizado.

Se desejar retornar para a tela anterior, clique em Voltar.

Para confirmar a modificação da informação, clique em Alterar. A mensagem de sucesso da operação será, enfim, apresentada:

Figura 6: Mensagem de Sucesso da Alteração da Unidade de Destino

Bom Trabalho!

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