Registrar Envio (Saída) de Documentos

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores Responsáveis pelo Envio de Documentos na Instituição
Perfil	Enviar Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade permite o registro, no sistema da Instituição, da saída de um ou mais documentos de uma unidade da Instituição para outra unidade ou órgão externo.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Documentos -> Movimentação -> Registrar Envio (Saída).

A seguinte página será exibida, contendo os campos para Consulta de Documentos juntamente com o rol de Documentos na Unidade:

Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos na Unidade

Para realizar uma busca por um documento específico cujo envio será registrado no sistema, informe um ou mais dos seguintes critérios:

Número de Protocolo do documento;

Número do Código de Barras do documento;

Nome do Fornecedor relacionado ao documento;

Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;

Número Identificador do documento;

Número do documento no sistema da Instituição;

Ano do Documento;

Tipo do Documento desejado, dentre as opções apresentadas pelo sistema;

Unidade de Origem do documento, caso o documento deva ser enviado para uma unidade interna à Instituição;

Órgão Externo de Origem do documento;

Período do Documento, isto é, período no qual a data de emissão do documento está inserida;

Período do Cadastro, ou seja, período que inclui a data de cadastro do documento no sistema da Instituição;

Se desejar, selecione a opção Todos os Documentos Na Unidade para visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e atualmente registrados em sua unidade de lotação.

É importante destacar que nos campos Fornecedor, Unidade de Origem e Órgão Externo de Origem, após digitar as primeiras letras do dado desejado, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Cabe ressaltar, também, que nos campos Período do Documento e Período do Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone .

Para exemplificar a operação, a opção Todos os Documentos Na Unidade será selecionada.

Se deseje retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta opção será válida em todas as telas em que estiver presente.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta função será válida sempre que aparecer.

Para prosseguir com a pesquisa, clique em Buscar. A página será prontamente atualizada pelo sistema, passando a exibir apenas os documentos que atendem os critérios de busca utilizados.

Na lista de Documentos na Unidade, clique no número de protocolo de um determinado documento ou no ícone ao seu lado para visualizar seus detalhes. Esta ação será válida sempre que estiver presente na tela.

Será fornecida uma tela semelhante como a tela a seguir:

Para sair desta tela, clique em .

Caso queira imprimir o comprovante de cadastro do documento, clique em . O sistema o direcionará para a página a seguir:

Para voltar ao menu inicial do módulo, clique em , na parte superior esquerda do comprovante.

Se desejar fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o comprovante, clique em .

De volta à tela que contém a lista de Documentos na Unidade, clique no ícone ao lado de um determinado documento para visualizá-lo na íntegra.

O documento será disponibilizado, então, no seguinte formato:

Retornando, mais uma vez, à página que contém os Documentos na Unidade, para realizar a operação de registro da saída do documento, selecione o documento desejado e, em seguida, clique em Continuar. Exemplificaremos com o documento com número de protocolo .

A seguinte página será disponibilizada pelo sistema:

Figura 5: Documentos Selecionados para Envio; Destino do Envio; Dados de Envio

Primeiramente, se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Para melhor entendimento da operação, as ações presente na tela acima serão detalhadas abaixo, em seus respectivos tópicos.

Descartar Documento do Envio

Caso queira excluir da lista de Documentos Selecionados para Envio um documento previamente selecionado, clique em ao seu lado. A caixa de diálogo abaixo será exibida:

Figura 6: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento

Clique em Cancelar caso desista da exclusão ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso a seguir será apresentada no topo da página:

Figura 7: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento

Cadastrar Despacho

Se desejar inserir um despacho para acompanhar o documento a ser enviado para outra unidade da Instituição ou órgão externo, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Figura 8: Documento Selecionado; Dados Gerais do Despacho

As ações presentes na tela acima serão detalhadas no manual Cadastrar Despacho de Documento, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Visualizar Despacho

Caso queira visualizar detalhes de um despacho previamente cadastrado para acompanhar o documento, clique em ao seu lado. O sistema prontamente exibirá o despacho no formato a seguir:

Se desejar voltar ao menu inicial do módulo, clique em .

Para fechar o despacho e retornar à página anterior, clique em Voltar.

Clique em se desejar imprimir o despacho.

Registrar Envio (Saída) do Documento

Para prosseguir com o registro do envio (saída) do documento selecionado, informe os seguintes dados:

Tipo de Unidade de destino do documento, dentre as opções Setor Interno ou Órgão Externo. É importante destacar que os demais campos a serem preenchidos irão variar de acordo com o Tipo de Unidade selecionado;

Unidade de Destino do documento na Instituição. Para informar a unidade desejada, é possível digitar seu código ou sua denominação ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;

Tempo de Permanência do documento na unidade de destino selecionada, em dias;

Observações sobre o envio do documento, caso ache pertinente.

Como exemplo, utilizaremos o Tipo de Unidade: Setor Interno e a Unidade de Destino: (20.00.03.02) - ESCOLA DE GOVERNO (20.00.03.02).

Em seguida, clique em Enviar. A mensagem de sucesso da operação será exibida conforme imagem abaixo:

Figura 10: Mensagem de Sucesso do Envio do Documento

Caso queira registrar o envio de outro documento, clique no link e repita a operação.

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados

Cadastrar Despacho de Documento

Consultar Documento

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