Enviar/Alterar Memorandos

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Chefes, Vice-Chefes e Gerentes de Unidade da Instituição
Perfil	Gestor Unidade
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade possibilita a visualização e alteração de memorandos eletrônicos gravados no sistema e ainda não enviados, além do envio e/ou remoção dos mesmos.

Para acessar esta operação, entre no SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Memorandos -> Cadastro -> Enviar/Alterar Memorandos.

A seguinte tela será gerada pelo sistema:

Figura 1: Buscar Memorando Eletrônico; Lista de Memorandos

Indique um ou mais dos seguintes filtros fornecidos, para a realização da busca:

Número/Ano do memorando buscado;

Número de Protocolo do memorando;

Ano do documento;

Número Identificador do memorando;

A Unidade de Origem do memorando. Ao digitar as letras iniciais da unidade pretendida, o sistema exibirá uma lista com os possíveis resultados, sendo assim, escolha a opção, clicando nela;

A Unidade de Destino do memorando. Ao descrever as primeiras letras no campo, será disponibilizada uma lista com das unidades. Desta forma, eleja uma dos opções;

Selecione o Tipo de memorando que deseja buscar entre as opções: Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular;

Data de Cadastro do documento. Selecione a data desejada, utilizando o calendário virtual ao clicar no ícone . Mas, se preferir, digite-a.

A Situação do memorando. Escolha entre as opções disponibilizadas pelo sistema;

Selecione a opção: Todos os Memorandos para que sejam exibidos todos os memorandos cadastrados;

Exemplificaremos, com o Ano: 2015 e, posteriormente, clicaremos em Buscar. O resultado da pesquisa será baseado nas informações dadas, anteriormente, conforme já é mostrado na imagem inicial deste manual.

Caso desista da operação, clique em Cancelar, confirmando a desistência na caixa de diálogo que será exposta, em seguida. Esta ação é válida para todas as telas que a contenha.

Para retornar ao módulo principal, clique em . Esta opção será válida sempre que for apresentada.

Com os memorandos listados, será possível realizar as operações: Visualizar Memorando, Alterar Memorando, Cancelar Memorando e Enviar Memorando. Explicaremos estas operações em tópicos, para facilitar a compreensão de seus funcionamentos.

Visualizar Memorando

Para visualizar o memorando eletrônico, clique no ícone . A tela contendo suas respectivas informações, será fornecida:

Figura 2: Visualizar Memorando Eletrônico

Para finalizar a exibição desta página, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o documento, clique no link .

Alterar Memorando

Se desejar modificar quaisquer informações de um memorando, clique neste ícone . Merece ser salientado que um memorando só pode ser alterado pelo usuário que o cadastrou ou pelo seu autenticador principal.

Após ter clicado no ícone apresentado a pouco, a página seguinte poderá ser visualizada:

Figura 3: Cadastro de Memorando Eletrônico

Nesta tela é possível alterar para quem será Destinado o memorando e a Unidade acadêmica que o será enviado. Além disto, caso queira receber uma confirmação da leitura do memorando, assinale a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando.

Se desejar adicionar destinatários para receber cópias do memorando, selecione o campo Com Cópias, indique de que forma deseja buscar pelo destino da cópia do memorando, se A uma Unidade, ou prefere pesquisar pelo servidor responsável, selecionando o campo Não encontrei a unidade, buscar por responsável.

Caso selecione no campo Destinado a opção: Não encontrei a unidade, buscar por responsável, a tela recarregada com o campo Servidor será explanada. Sendo assim, insira o nome do servidor responsável pelo recebimento do memorando. Ao digitar as letras iniciais do dado, o sistema exibirá uma lista condizente com o que foi informado para que, assim, um dos servidores elencados seja selecionado.

Como exemplo, selecionaremos na opção Destinado: A uma Unidade, a Unidade Destinatária: PROGESP - COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO SERVIDOR (11.64.04.05) e na parte Com Cópias, a Unidade Destinatária: CAMPUS DO CÉREBRO (10.87).

Para inserir o destinatário desejado na lista, clique em Adicionar Destinatário. A página Destinatário do Memorando Eletrônico, será apresentada da seguinte forma:

Figura 4: Mensagem de Sucesso do Adicionamento do Destinatário; Cadastro de Memorando Eletrônico

Para remover um dos destinatários adicionados, clique neste ícone . Uma caixa de diálogo, semelhante a esta, será exibida para a confirmação da exclusão:

Figura 5: Caixa de Diálogo de Remoção do Destinatário

Clique em OK para confirmar a exclusão do destinatário ou, caso desista, em Cancelar. Ao clicar em OK, Uma mensagem constatando o êxito da operação, aparecerá:

Figura 6: Mensagem de Sucesso de Remoção do Destinatário

Na tela com os dados do Cadastro de Memorando Eletrônico para prosseguir com a alteração do memorando, clique em Continuar. A página seguinte será, assim, exposta:

Figura 7: Memorando Eletrônico

Se desejar retornar a página anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida sempre que estiver presente na funcionalidade.

Preencha os campos a seguir:

Título do Memorando com o título principal do memorando;

Informe Assunto Detalhado do qual o memorando trata;

Texto do Memorando com o conteúdo do memorando.

Na área Deseja Anexar Algum Arquivo ao Memorando Eletrônico, Caso queira anexar um documento ao memorando, clique em Selecionar arquivo e busque pelo documento.

Exemplificaremos com:

Título do Memorando: Abono de Faltas;

Assunto Detalhado: Assunto do Memorando;

Texto do Memorando: Solicitação;

Deseja Anexar Algum Arquivo ao Memorando Eletrônico: info.rtf.

Para adicionar um arquivo ao memorando, após selecionar o documento, clique em Anexar Arquivo. A tela será recarregada com uma mensagem de sucesso, no topo, e o arquivo inserido, da seguinte maneira:

Figura 8: Mensagem de Sucesso do Anexo do Arquivo; Memorando Eletrônico

Caso queira excluir um, arquivo anexado, clique no ícone . O sistema irá exibir uma janela para confirmar a remoção:

Figura 9: Caixa de texto para Remover Anexo

Clique em Ok para confirmar a remoção do documento, ou, caso desista, em Cancelar. Ao confirmar a remoção, o sistema irá exibir uma mensagem de sucesso no topo da tela:

Figura 10: Mensagem de Sucesso para Remoção de Anexo

Na tela Memorando Eletrônico para realizar a pré-visualização do memorando, clique em Pré-visualizar. O memorando será fornecido, somente, para visualização e sem autenticação, conforme a seguir:

Figura 11: Pré-visualização do Memorando Eletrônico

Para finalizar a projeção desta página, clique em Fechar.

Para imprimir o memorando, clique em .

Retornando a tela com os dados do Memorando Eletrônico, para prosseguir com a alteração feita do mesmo, clique em Continuar. A tela a seguir, será gerada pelo sistema:

Figura 12: Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando; Servidores Adicionados

Para adicionar um outro servidor como responsável por autenticar o memorando, utilize o campo Servidor e informe o respectivo autenticador. Convém ressaltar que ao digitar as primeiras letras do nome do servidor, o sistema irá exibir uma lista com as opções, selecione uma delas. Feito isso, clique em Adicionar Servidor e, dessa forma, o servidor informado ficará disposto na listagem de Servidores Adicionados.

Após adicionar o servidor, para realizar a pré-visualização do memorando, clique em Pré-Visualizar. A página gerada será semelhante a tela Pré-visualização do Memorando Eletrônico, já apresentada, anteriormente, aqui. Para que outras pessoas possam ler este memorando, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital.

O ícone apresentado ao lado do Servidor, significa que se trata do autenticador principal do memorando. Caso este seja exibido desta forma:, o servidor é apenas autenticador do memorando.

Para remover um dos servidores listados, clique neste ícone . Uma caixa de diálogo será exibida, solicitando a confirmação da exclusão dele, em uma formatação similar a esta:

Figura 13: Caixa de Diálogo de Remoção do Servidor

Clique em OK para confirmar a exclusão do servidor, ou caso desista da operação, em Cancelar. Optando por OK, a página será recarregada, passando a exibir a lista de Servidores Adicionados sem o que foi excluído, recentemente.

Ainda na tela com os Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando, caso queira somente gravar as alterações realizadas, clique em Gravar. Mesmo após concretizar esta operação, será permitido, ainda, realizar alterações no memorando.

Para efetuar a autenticação e envio do memorando, clique em Enviar para Autenticação. Uma mensagem, constatando o êxito da ação, em companhia do Memorando Eletrônico, serão expostos. Veja:

Figura 14: Mensagem de Sucesso da Autenticação e Envio do Memorando Eletrônico; Memorando Eletrônico

É importante destacar que o formato desta página, é idêntico ao da que seria explanada, caso optássemos por Gravar o Memorando Eletrônico.

Clique no ícone para visualizar o memorando. A página gerada será semelhante a exibida na operação Pré-Visualizar, cuja já foi explicada, anteriormente, neste mesmo manual.

Se desejar registrar um novo memorando eletrônico no sistema, clique no link . Os pormenores desta funcionalidade serão apresentados no manual Cadastrar Memorando, presente no item Manuais Relacionados, ao final deste manual aqui.

Ao clicar no link , caso haja memorandos para serem autenticados, o sistema fornecerá uma lista com os respectivos. A operação para autenticar memorando será explicada em um manual específico, Autenticar Memorandos Eletrônicos, o qual está listado em Manuais Relacionados, no final desta página.

Cancelar Memorando

Caso queira excluir um memorando eletrônico, clique no ícone - Vale salientar que um memorando só pode ser removido pelo usuário que o cadastrou, ou pelo seu autenticador principal - A seguinte tela poderá ser visualizada:

Figura 15: Dados do Memorando

Se desejar, preencha o campo Observação. Uma sugestão, seriam os motivos do cancelamento do memorando. Para dar continuidade a operação, clique em Confirmar e o sistema exibirá uma janela para confirmação da remoção, similar a esta:

Figura 16: Caixa de Diálogo de Remoção do Memorando

Desistindo da operação, clique em Cancelar.

Confirme a remoção do memorando eletrônico, clicando em OK. Será exposta a mensagem de sucesso a seguir:

Figura 17: Mensagem de Sucesso de Remoção do Memorando

Enviar Memorando

Para enviar um determinado memorando eletrônico, clique no ícone (apenas os memorandos já autenticados por todos os responsáveis, poderão ser enviados). O sistema apresentará uma caixa de diálogo, requisitando a confirmação da operação, análoga a esta:

Figura 18: Caixa de Diálogo de Envio do Memorando

Para prosseguir com a emissão do memorando, clique em OK, ou, caso desista da operação, em Cancelar. Ao confirmar a ação a mensagem de sucesso a seguir será gerada:

Figura 19: Mensagem de Sucesso do Envio do Memorando

Bom Trabalho!

Manuais Relacionados

Autenticar Memorandos Eletrônicos

Cadastrar Memorando

<< Voltar - Manuais do SIPAC