Listar Memorandos Recebidos

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores Ativos da Instituição
Perfil	Servidor
Última Atualização	Janeiro de 2020

Esta funcionalidade permite ao usuário consultar a lista memorandos eletrônicos recebidos por ele no sistema da Instituição, bem como realizar operações relacionadas aos memorandos, como visualizar suas principais informações, recebê-los e encaminhá-los para outra unidade.

Para isso, acesse o SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Memorandos -> Consultas -> Listar Recebidos.

Ou acesse SIPAC -> Mesa Virtual -> Memorandos -> Consultas -> Listar Recebidos.

A tela a seguir será exibida:

Na imagem acima, busque por um memorando específico, informando um ou mais dos critérios de busca abaixo:

Número/Ano do memorando buscado;

Nº Protocolo do memorando;

Ano do memorando;

Número Identificador do memorando. Caso deseje, busque por esse número;

Título do memorando;

Unidade de Origem de onde originou o memorando;

Unidade de Destino do memorando;

Tipo: Assinale, entre as opções Todos, Memorando Eletrônico e Memorando Circular, o tipo de memorando a ser buscado;

Data de Cadastro: Digite as datas de cadastro do memorando. Caso deseje, selecione as datas no calendário disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone .

Situação: Selecione a situação em que o memorando se encontra, entre as opções listadas;

Todos os Memorandos: Caso deseje, assinale este campo e busque por todos os memorandos já elaborados.

Exemplificamos com Ano de 2016.

Para voltar ao menu Protocolo, clique no link . Esta funcionalidade será a mesma, sempre que estiver presente no sistema.

Caso desista da operação clique em Cancelar e confirme o abandono na caixa de diálogo exibida, posteriormente. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Após inserir os dados desejados, clique em Buscar para dar sequência ao afunilamento dos memorandos. O sistema automaticamente atualizará a lista de Memorandos Recebidos, passando a exibir apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Nesta tela será permissível: Visualizar memorando, Marcar para acompanhamento, visualizar Memorando Detalhado, Leituras, Alterar Situação, Responder, Encaminhar memorando, e/ou Exportar Memorando para .doc. Os ícones apresentados nesta tela, serão explicados em tópicos para facilitar a compreensão.

Visualizar Memorando

Para visualizar um memorando específico, clique no ícone ou no link, em azul, com o número do Documento, na lateral direita dele. Exemplificaremos com o Documento: e, a partir disto, será exposta a seguinte página:

Clique em Fechar, para finalizar a visualização desta tela.

Caso deseje imprimir o documento, clique em .

Marcar Memorando para acompanhamento

O memorando poderá ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone . Desse modo, o ícone que simboliza esta ação, ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão, ou até que seja desmarcado, como é possível visualizar na tela inicial do manual, com o Documento: .

Ao selecionar esta opção, o memorando eletrônico, mesmo que já tenha sido lido, permanecerá na caixa de entrada de memorandos e na lista de memorandos pendentes de recebimento, para o seu acompanhamento.

Para desmarcá-lo, clique neste símbolo e o memorando retornará à sua cor inicial (acinzentado).

Visualizar Memorando Detalhado

Se desejar consultar o memorando detalhadamente, clique no ícone . Como exemplo, usaremos o Documento: e, como consequência, uma tela similar a esta será fornecida:

Para fechar a página, basta clicar em . Essa ação poderá ser realizada, sempre que este botão aparecer nas operações.

Se desejar visualizar o memorando eletrônico em questão, clique no ícone . A página exibida será semelhante a apresentada na operação Visualizar Memorando, cuja já foi amplamente esclarecida, aqui, neste mesmo manual.

Ao clicar no login do usuário, uma janela contendo dados sobre o servidor será exibida da seguinte forma:

Figura 4: Login do Usuário

Retornando a tela do Memorando Detalhado, caso deseje imprimir o comprovante do memorando, clique em . O relatório do Memorando Eletrônico será exposto, conforme a figura a seguir:

Caso deseje retornar ao menu principal do módulo, clique em , no canto esquerdo superior da tela.

Para finalizar a exibição da tela acima, clique em Fechar.

Caso queira imprimir este relatório, clique em .

Visualizar Leituras de Memorando

É possível, também, ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura de determinado documento. Para realizar esta ação, clique no ícone . Exemplificaremos com o Documento: e a tela a seguir poderá, enfim, ser visualizada:

Figura 6: Leituras Realizadas no Memorando Eletrônico

Nesta tela, encontram-se os usuários que realizaram a leitura do memorando, além de suas informações básicas.

Alterar Situação do Memorando

O sistema permite alterar a situação de qualquer um dos memorandos eletrônicos listados. Para isso, clique no ícone , ao lado do Documento requerido. Para exemplificar, selecionaremos o Documento: e, com base nisto, uma página idêntica a esta será gerada:

Figura 7: Alterar Dados do Memorando Eletrônico

Na página acima, informe a nova Situação do memorando, dentre as opções RECEBIDO, EM ANÁLISE e CONCLUÍDO; e insira uma Observação sobre a alteração de situação a ser realizada. Caso selecione, no campo Situação, a opção EM ANÁLISE ou CONCLUÍDO, será necessário indicar também, no campo Para Unidade, se a situação da alteração deve afetar todos os destinatários da sua unidade ou não.

Como exemplo, escolheremos a Situação: EM ANÁLISE, Para Unidade Não e descreveremos a Observação: Memorando em Análise.

Caso queira tornar para a tela anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.

Para cadastrar as novas informações no memorando em questão, clique em Cadastrar. A mensagem de êxito das alterações será fornecida no seguinte modelo:

Figura 8: Mensagem de Sucesso das Alterações no Memorando

Responder Memorando

O sistema possibilita responder ao memorando eletrônico. Para realizar esta ação, clique neste símbolo . Exemplificaremos com o Documento . A tela abaixo será apresentada pelo sistema:

Figura 9: Memorando a Responder; Destinatários do Memorando de Resposta

Todas as ações presentes na figura acima, encontram-se detalhadas no manual Listar Memorandos Pendentes de Recebimento, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Encaminhar Memorando

É permitido encaminhar os memorandos, acompanhando a tramitação de um documento, mesmo quando este não está em processo. Para tanto, clique no ícone , e, logo, uma tela com os Dados do Documento será apresentada. Na tentativa de tornar clara a operação, selecionaremos o Documento , exibindo, em seguida, a tela já citada:

Figura 10: Dados do Memorando; Encaminhamento de Memorando

Qualquer dúvida que surgir sobre esta operação, não hesite em consultar o manual Listar Memorandos Pendentes de Recebimento, disponível no tópico de Manuais Relacionados, no fim deste manual.

Exportar Memorando para .doc

Caso queira exporta o memorando para documento no formato do word, clique no ícone . Como exemplo, escolhemos o Documento: e o sistema solicitará a confirmação desta ação, através da seguinte caixa de diálogo:

Figura 11: Caixa de Diálogo do Memorando em Documento de Word

Escolha entre, Abrir ou fazer Download do documento. Em seguida, clique em OK, para confirmar ou Cancelar, caso desista da operação.

Bom Trabalho!

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