Encaminhar Memorando

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores da Instituição que Possuem Acesso ao Módulo de Protocolo
Perfil	Servidor
Última Atualização	Janeiro de 2020

Esta funcionalidade permite que o usuário realize a consulta de memorandos recebidos em sua unidade de lotação e os encaminhe para outra unidade da Instituição, conforme necessário.

Para acessar a funcionalidade, entre no SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Memorandos -> Movimentação -> Encaminhar Memorando.

Ou acesse SIPAC -> Mesa Virtual -> Memorandos -> Movimentação -> Encaminhar Memorando.

A seguinte tela será apresentada pelo sistema:

Figura 1: Busca de Memorandos; Memorandos Recebidos

Para realizar uma busca por um memorando específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

Número/Ano do memorando desejado;

Nº Protocolo do memorando;

Ano de cadastro do memorando;

Número Identificador do memorando no sistema da Instituição;

Título do memorando que deseja buscar;

Unidade de Origem do memorando;

Unidade de Destino do memorando;

Tipo do memorando, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular;

Data de Cadastro do memorando. Para inserir as datas desejadas, digite-as ou selecione-as no calendário exibido ao clicar no ícone ;

Situação do memorando na Instituição, dentre as opções disponibilizadas;

Selecione a opção Todos os Memorandos se desejar visualizar uma lista contendo todos os memorandos localizados em sua unidade de lotação na Instituição.

É importante destacar que nos campos Unidade de Origem e Unidade de Destino, ao digitar as letras iniciais da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista com os possíveis resultados. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Exemplificamos com o Ano: 2015.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida para todas as telas que a contenham.

Para voltar para a página inicial do módulo, clique no link . Esta operação será válida sempre que estiver presente.

Clique em Buscar para prosseguir com a operação. A página será prontamente atualizada, passando a exibir na lista de Memorandos Recebidos apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Memorandos Recebidos, clique no ícone ou no número de um determinado memorando, destacado na cor azul, para visualizá-lo na íntegra. Para maiores esclarecimentos, clicaremos em .

O memorando será disponibilizado no seguinte formato:

Figura 2: Memorando Eletrônico

Para finalizar a visualização da página, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o memorando, clique em .

De volta à lista de Memorandos Recebidos, clique no ícone para encaminhar um dos memorandos listados para outra unidade da Instituição. Como exemplo, utilizaremos novamente o memorando de número 7/2015 - CISO/CCHLA.

O sistema o direcionará para a página abaixo:

Figura 3: Dados do Memorando; Encaminhamento de Memorando

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida sempre que for exibida.

Na tela acima, informe os seguintes dados para prosseguir com a operação:

Tipo de Encaminhamento a ser realizado, dentre as opções: Para uma unidade, Para unidades subordinadas ou Para funcionários da sua unidade. Cabe ressaltar que a tela será modificada de acordo com a opção escolhida;

Unidade de Destino do memorando;

No campo Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade, escolha quais servidores lotados na unidade destino do memorando terão acesso a ele, dentre as opções RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE, TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE;

Se desejar, selecione a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando.

Para exemplificar, definiremos o Tipo de Encaminhamento: Para uma unidade; a Unidade de Destino: 10.00.00.00 - CENTRO DE EDUCAÇÃO - CEDUC (10.00.00.00); e o nível de acesso restrito aos RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE.

Após preencher os dados desejados, clique em Continuar para prosseguir com a operação. A página abaixo será disponibilizada pelo sistema:

Figura 4: Dados do Memorando; Dados do Encaminhamento

Na tela acima, confira os dados do encaminhamento. Caso julgue necessário, insira uma Observação sobre a operação e/ou sobre o memorando em si.

Em seguida, selecione a opção Informar Despacho se desejar cadastrar um despacho para acompanhar o memorando em seu encaminhamento para outra unidade. A página será recarregada e passará a ser exibida da seguinte forma:

Figura 5: Dados do Memorando; Dados do Encaminhamento; Informar Despacho

Informe os seguintes dados do despacho a ser cadastrado:

Tipo do Despacho, dentre as opções apresentadas pelo sistema;

Informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;

Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções listadas;

Informe se o despacho terá caráter Público ou não;

Selecione a Forma de Despacho a ser cadastrado. Ao selecionar a opção Informar Despacho, o sistema apresentará um campo para inserção do texto desejado. Caso opte por Anexar Arquivo, clique em Selecionar Arquivo e busque o documento desejado dentre os presentes em seu computador.

Exemplificaremos com:

Tipo do Despacho: Decisório;

Parecer: Favorável;

Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR RESPONSÁVEL (0000000);

Público: Sim;

Forma de Despacho: Anexar Arquivo;

Arquivo: info.rtf.

Para continuar com o procedimento, clique em Encaminhar Memorando. O sistema o encaminhará para a página abaixo, que confirma o sucesso do encaminhamento do memorando e apresenta os Dados do Memorando e da operação realizada:

Figura 6: Mensagem de Sucesso do Encaminhamento do Memorando; Dados do Memorando; Dados do Encaminhamento

Clique no link se desejar visualizar o arquivo do despacho recém cadastrado. O sistema automaticamente exibirá a caixa de download a seguir:

Figura 7: Caixa de Download do Despacho

Informe se deseja abrir o arquivo do despacho ou se prefere fazer o download dele para o seu computador.

Após selecionar a opção desejada, clicando em OK para confirmá-la; se desistir, clique em Cancelar.

Bom Trabalho!

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