Consulta Geral de Documentos

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores da Instituição que Possuem Acesso ao Módulo de Protocolo
Perfil	Servidor
Última Atualização	Janeiro de 2020

Esta funcionalidade permite que o usuário realize uma consulta por documentos cadastrados no sistema da Instituição, bem como visualize as principais informações de um determinado documento, conforme desejado.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Consultas/Relatórios -> Consultas -> Documentos -> Consulta Geral de Documentos.

Ou acesse SIPAC -> Mesa Virtual -> Consultas -> Documentos -> Consulta Geral de Documentos.

A tela a seguir será apresentada pelo sistema:

Figura 1: Consulta de Documentos

Para realizar a busca por um determinado documento, informe um ou mais dos seguintes dados:

Número de Protocolo do documento desejado;

Sequência numérica correspondente ao Código de Barras do documento;

Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;

Código Identificador do documento;

Número de cadastro do documento;

Ano do Documento, ou seja, ano no qual ele foi cadastrado;

Assunto do Documento que deseja buscar;

Assunto Detalhado do documento;

Tipo do Documento, dentre as opções disponibilizadas;

Unidade de Origem do documento, caso ele seja de origem Interna;

Órgão Externo de Origem do documento, caso ele sua origem seja Externa;

Período do Documento, ou seja, sua data de vigência;

Período do Cadastro do documento, isto é, período no qual a data de cadastro do documento está inserida;

Situação do documento, entre as opções apresentadas pelo sistema;

Observação pertinente ao documento que deseja buscar;

Selecione a opção Todos os Documentos caso deseje visualizar, no resultado da busca, a lista de todos os documentos cadastrados no sistema;

Nome ou matrícula do Interessado no documento;

Tipo do Interessado no documento, isto é, seu vínculo com a Instituição;

Nome do Interessado;

Unidade de Origem da última movimentação do documento na Instituição;

Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento;

Unidade de Destino da última movimentação do documento;

Órgão Externo de Destino da última movimentação;

Período do Envio, isto é, período no qual a data de envio do documento da sua unidade ou órgão de origem para seu destino aconteceu, na última movimentação;

Período do Recebimento do documento em seu destino, na última movimentação;

No campo Recebido pelo Destino, selecione a opção Sim caso o documento tenha sido recebido pela sua unidade ou órgão externo de destino ou Não, caso contrário;

Selecione a opção Formato de Impressão se desejar visualizar os resultados da busca em formato de relatório para impressão.

É importante destacar que nos campos Período do Documento, Período do Cadastro, Período do Envio e Período do Recebimento é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário virtual exibido ao clicar no ícone .

Já nos campos Unidade de Origem, Órgão Externo de Origem, Interessado, Unidade de Origem da última movimentação, Órgão Externo de Origem da última movimentação, Unidade de Destino da última movimentação e Órgão Externo de Destino da última movimentação, após digitar as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Exemplificaremos utilizando o Ano do Documento: 2015 e o Tipo do Documento: OFÍCIO.

Se desejar retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que for disponibilizada.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exposta posteriormente. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentem.

Clique em Buscar para prosseguir com a pesquisa. A lista de Documentos Encontrados atendendo aos critérios de busca informados será exibida conforme imagem a seguir:

Figura 2: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados

As ações presentes na tela acima serão detalhadas em tópicos a seguir, neste mesmo manual. Para exemplificá-las, utilizaremos o documento de Número: 1 e Ano: 2016.

Visualizar Documento

Caso queira visualizar um documento na íntegra, clique no ícone ao seu lado. O sistema abrirá a janela abaixo:

Figura 3: Documento

Exibir Detalhes do Documento

Clique no ícone ou no link correspondente ao número de protocolo do documento, destacado em azul, para visualizar seus detalhes. Para exemplificar, clicaremos em .

O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 4: Exibir Detalhes do Documento

Para fechar a tela, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Se desejar visualizar o documento selecionado, clique em . Essa ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Visualizar Leituras do Documento

Caso queira visualizar as leituras já realizadas para um determinado documento, clique no ícone ao seu lado.

A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Figura 5: Visualizar Leituras do Documento

Visualizar Interessados

Para visualizar a lista de interessados em um determinado documento, clique no ícone .

Uma tela idêntica à exibida abaixo será carregada:

Figura 6: Interessados do Documento

Bom Trabalho!

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