~~ODT~~ ====== Cadastrar Documento ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo | | **Usuários** | Servidores responsáveis pelo cadastro de processos e documentos protocolados nas unidades | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** | Janeiro 2020 | Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um documento no sistema da Instituição, mesmo que ele não esteja inserido em um processo. Para realizar essa operação, existem os seguintes caminhos: * //SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Documentos -> Cadastrar Documento// (Perfil Cadastrar Protocolo). * //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Documentos -> Cadastro -> Cadastrar Documento// (Perfil Cadastrar Protocolo). O sistema exibirá a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_203.png |}} Caso desista de realizar a operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente. Para retornar a página inicial do módulo, clique em //**Portal Administrativo**// ou //**Protocolo**//, de acordo com o módulo acessado. Para realizar o cadastro, é necessário informar os seguintes dados do documento: * //Origem do Documento//: Selecione dentre as opções //Documento Interno// e //Documento Externo//; * //Assunto do Documento//: Informe o código ou o nome do assunto. Ao informar os primeiros números ou letras, uma lista de opções será gerada pelo sistema. Clique sobre o resultado desejado; * //Documento (Identificador/Ano)//: Preencha com o número identificador e ano do documento na Instituição; * //Tipo do Documento//: Selecione o tipo de documento dentre as opções listadas pelo sistema; * //Data do Documento//: Informe uma data para cadastro do documento ou clique sobre o ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:vv.png|}} para selecioná-la no calendário que será exibido; * //Observações//: Preencha com observações necessárias sobre o documento, se desejar. Exemplificamos utilizando os seguintes dados: * //Origem do Documento//: __Documento Interno__; * //Assunto do Documento//: __042.1 - AQUISIÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES)__; * //Tipo de Documento//: __NOTA DE EMPENHO__; * //Data do Documento//: __07/05/2013__. Após informar os dados desejados, como assinante e o tipo do documento, clique em //**Continuar**// para prosseguir. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_204.png |}} Clique em //**Voltar**// caso deseje retornar à página anterior. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Nesta página, é possível anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. Para isso, informe o //Nome do Arquivo// e sua //Descrição// e selecione o //Arquivo// desejado clicando em //**Selecionar arquivo**//. Exemplificamos com o //Nome// __Empenho 800123/2013__ e a //Descrição// __Empenho de número 800123/2013 digitalizado__. Para anexar o arquivo ao documento, clique em //**Anexar**//. A página será atualizada e o arquivo passará a ser exibido na lista de //Arquivos Anexados ao Documento//. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_205.png |}} Caso queira visualizar o arquivo anexado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:lupa_1.png|}}. Já para remover o documento anexado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:excluir.png|}} e confirme na janela que será gerada posteriormente. Confirmando a remoção, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_206.png |}} Para anexar outro arquivo, repita a operação. Para prosseguir, clique em //**Continuar**//. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_207.png |}} Caso queira inserir um interessado pelo documento selecione a //Categoria// dentre as opções //Servidor//, //Aluno//, //Credor//, //Unidade// ou //Outros// e preencha o quadro abaixo correspondente à opção. Ao informar as primeiras letras ou números uma lista de opções será gerada pelo sistema. Clique sobre o resultado desejado. Se a opção //Outros// for selecionada, o usuário deverá informar o //CPF/CNPJ// e o //Nome do Interessado//. Após informar os dados necessários, clique em //**Inserir**//. A página será atualizada e o interessado passará a ser exibido na lista de //Interessados Inseridos no Documento//. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_208.png |}} Para remover um interessado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:excluir.png|}} e confirme na janela que será gerada posteriormente. Confirmada a remoção, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_209.png |}} Para prosseguir, clique em //**Continuar**//. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_210.png |}} O usuário deverá selecionar a //Origem Interna// do documento dentre as opções //Outra Unidade// e //Própria Unidade//. Escolhendo a opção //Própria Unidade//, a //Unidade de Origem// será a mesma do usuário, caso opte por //Outra Unidade//, deverá selecionar a //Unidade de Origem// dentre as opções mostradas no sistema. Exemplificamos selecionando a opção __Outra Unidade__ e na //Unidade de Origem// __11.08.15__ __ALMOXARIFADO CENTRAL DE MATERIAIS DE MANUTENÇAO DE BENS IMÓVEIS (11.08.15)__. Para prosseguir, clique em //**Continuar**// e a página com os //Dados do Documento// será exibida. Na mesma tela de //Movimentação Inicial//, caso o usuário opte por //Informar Despacho// a página será configurada da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_211.png |}} Será necessário informar os seguintes dados: * //Tipo do Despacho//: Selecione o tipo de despacho dentre as opções //Decisório//, //Ordinatório//, //Interlocutório// e //Saneador//; * //Parecer//: Selecione dentre as opções //Favorável// e //Desfavorável//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: Selecione o servidor dentre as opções listadas pelo sistema; * //Público//: Escolha entre Sim e Não; * //Forma do Despacho//: Selecione a forma do despacho entre as opções //Informar Despacho// e //Anexar Arquivo//. Escolhendo por //Informar Despacho//, uma caixa de texto será exibida para o preenchimento, caso opte por //Anexar Arquivo//, aparecerá a opção //**Selecionar arquivo**// para a escolha do documento. Para exemplificar, utilizamos os seguintes dados: * //Tipo do Despacho//: __Decisório__; * //Parecer//: __Favorável__; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: __NOME DO SERVIDOR (000000)__; * //Público//: __Sim__; * //Forma do Despacho//: __Informar Despacho__. Após informar os dados necessários, clique em //**Continuar**// e o sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_212.png |}} Para visualizar o documento anexado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:lupa_1.png|}}. Clique em //**Confirmar**// para realizar o cadastro. Uma nova página será carregada e uma mensagem de sucesso será exibida em seu topo: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_213.png |}} Clique no link {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:visualizar_despachoo.png|}} para visualizar o despacho informado. Caso queira cadastrar um novo documento, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:cadastrar_novo_documento.png|}}. Para imprimir o comprovante, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:imprimircomprovante.png|}} e a seguinte página será gerada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:doc_214.png |}} Clique em //**Fechar**// para retornar à tela anterior. Para imprimir, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:imprimir.png|}}. Caso queira retornar a página inicial do módulo, clique em //**Portal Administrativo**// ou //**Protocolo**//, a depender do perfil do usuário. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:consultar_documento|Consultar Documento]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:alterar_documento|Alterar Documento]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Portal Administrativo]]