~~ODT~~ ====== Cadastrar Documento ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo | | **Usuários** | Servidores Habilitados a Realizar o Cadastro de Documentos Protocolados nas Unidades da Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** | Janeiro de 2020 | Esta funcionalidade é utilizada por usuários da Instituição para efetuar o cadastro de novos documentos no banco de dados do sistema. Para realizar esta operação, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Documentos -> Cadastro -> Cadastrar Documento//. Ou acesse //SIPAC -> Mesa Virtual -> Documentos -> Cadastrar Documento.// O sistema exibirá a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:documento38.png |}} Primeiramente, para retornar à página inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screenshot1284.png|}}. Esta função será válida sempre que estiver disponível. Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente. Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser cadastrado: * //Tipo do Documento//, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema. É importante destacar que após selecionar o //Tipo do Documento// desejado, o sistema automaticamente apresentará o //Assunto do Documento (CONARQ)// associado ao tipo selecionado, se houver; * //Natureza do Documento//, dentre as opções //Ostensivo// e //Sigiloso//; * //Assunto Detalhado// do documento que será cadastrado; * //Observações// a respeito do documento que será cadastrado, se desejar; * //Forma do Documento//, isto é, se deseja por um //Documento Físico//, //Escrever Documento//, ou //Anexar Documento Digital// presente em um arquivo do seu computador. Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a //Forma do Documento// selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual. Para exemplificar, utilizaremos o //Tipo do Documento//: __REQUISIÇÃO DE MATERIAIS__ e a //Natureza do Documento//: __OSTENSIVO__. ===== Escrever Documento ===== Ao optar pela //Forma do Documento//: __Escrever Documento__, a página será exibida na formatação abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc_08.png |}} Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema. Como exemplo, utilizaremos o texto __Ata do dia 22/01/2016 ou 22 de Janeiro de 2016 pertencente a NOME DO SERVIDOR cuja matrícula é 000000 da 11.65 - PROGESP - PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS da instituição Universidade Federal Rural de Pernambuco - UFRPE referente ao documento ==NUM_PROTOCOLO_DOCUMENTO== do processo ==NUM_PROTOCOLO_PROCESSO==__. É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de //Palavras Reservadas//, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto. Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o //Tipo de Documento// selecionado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_2773.png|}}. A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_812.png |Figura 3: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo de Documento}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da inserção do modelo ou em //**OK**// para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido na caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado. =====Documento Físico===== Ao optar pela //Forma do Documento//: __Documento Físico__, a página será exibida na formatação abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc_09.png |}} Basta preencher todos os dados solicitados acima e clicar em **Continuar** ===== Anexar Documento Digital ===== Ao optar pela //Forma do Documento//: __Anexar Documento Digital__, o sistema exibirá a tela da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc01.png |}} Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado: * //Origem do Documento//, dentre as opções //Documento Interno// e //Documento Externo//; * Código //Identificador// do documento; * //Ano// de emissão do documento; * //Data do Documento//. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:processos_sigilosos:icone.png|}}; * //Número de Folhas// existentes no documento; * //Tipo de Conferência// realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema; * Insira o //Arquivo Digital// do documento. Para isso, clique em //**Selecionar arquivo**// e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. Como exemplo, utilizaremos: * //Origem do Documento//: __Documento Interno__; * //Data do Documento//: __21/01/2016__; * //Número de Folhas//: __05__; * //Tipo de Conferência//: __CÓPIA SIMPLES__; * //Arquivo Digital//: __Documento.pdf__. Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no botão //Adicionar Assinante// e selecione o o ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_817.png|}}. O sistema o direcionará para a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_2732.png |Figura 5: Inserir Assinante}} Se desejar fechar a tela, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_251.png|}}. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida. Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada. Na lista de servidores, exibida na tela acima, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_250.png|}} para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor __NOME DO SERVIDOR__. A tela passará a ser exibida da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_2775.png |Figura 6: Inserir Assinante; Servidor Selecionado}} Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_2731.png|}} ao seu lado. Esta ação será válida sempre que presente. Uma caixa de diálogo será exibida, conforme demonstra a imagem abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_2666.png |Figura 7: Caixa de Diálogo da Remoção do Assinante}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar, o servidor será prontamente removido da seleção de assinantes a serem adicionados. Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de //Assinantes do Documento//, presente na tela inicial da operação. De volta à tela inicial da operação, que contém os campos para a inserção dos //Dados do Documento// a ser cadastrado, clique em //**Continuar**// após informar os dados desejados para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc02.png |}} Preenchendo os dados acima e clicando em **Continuar** a tela seguinte será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_844.png |Figura 8: Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Documento}} Primeiramente, se desejar retornar para a tela anterior, clique em //**Voltar**//. Esta ação será válida sempre que estiver presente. Na página acima, devem ser informados os interessados no documento a ser registrado no sistema. Cabe destacar que os interessados podem pertencer a diferentes categorias na Instituição. Para cada categoria, um dado diferente do interessado deve ser inserido no campo disponibilizado pelo sistema após a seleção da //Categoria// desejada, conforme listado abaixo: * //Servidor//: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, será necessário informar o nome ou a matrícula do servidor no SIAPE, sem o dígito verificador; * //Aluno//: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula; * //Credor//: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credores do processo, isto é, são interessadas no processo a ser cadastrado; * //Unidade//: Unidade da Instituição interessada no processo; * //Outros//: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome. Além dos dados mencionados acima, o //E-mail// de contato do interessado deve ser informado independente de sua categoria. Exemplificaremos com a //Categoria//: __Servidor__; o //Servidor//: __NOME DO SERVIDOR (0000000)__; e o //E-mail//: __email@email.com__. Para dar continuidade à operação, clique em //**Inserir**//. A tela poderá ser visualizada da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_845.png |Figura 9: Mensagem de Sucesso da Inserção do Interessado; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Documento}} Se desejar excluir um interessado previamente adicionado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:lixeira.png|}} situado ao seu lado. Será apresentada a seguinte janela para confirmação da exclusão: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:caixa_dialogo.png |Figura 10: Caixa de Diálogo da Exclusão do Interessado}} Clique em //**OK**// para confirmar a operação ou em //**Cancelar**// caso desista dela. Optando por confirmar, o sistema exibirá a mensagem de sucesso a seguir no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:interessado_removido.png |Figura 11: Mensagem de Sucesso da Remoção do Interessado}} Caso deseje adicionar mais de um interessado, repita a operação. Para prosseguir com o cadastro do documento, clique em //**Continuar**// após inserir todos os interessados. Uma tela idêntica à exibida abaixo será exposta: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc03.png |}} Na tela acima, defina a //Movimentação Inicial// do documento. Para isso, insira sua //Origem Interna//, selecionando se é //Outra Unidade// da Instituição ou se é a //Própria Unidade// de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo //Unidade de Origem// será disponibilizado para preenchimento. Caso selecione a opção //Própria Unidade//, será necessário informar também a //Unidade de Destino// e o //Tempo Esperado na Unidade de Destino//, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino. Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema. Por fim, selecione se deseja //Informar Despacho// para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir: * Selecione o //Tipo de Despacho// a ser informado, dentre as opções disponibilizadas; * Informe se o //Parecer// do despacho é //Favorável// ou //Desfavorável//; * Selecione o //Servidor Responsável pelo Despacho//, dentre as opções listadas; * Informe se o despacho é //Público// ou não; * Selecione a //Forma do Despacho//, dentre as opções //Informar Despacho// ou //Anexar Arquivo//. Ao selecionar a primeira opção, o sistema disponibilizará um campo de texto semelhante ao exibido anteriormente nesta mesma funcionalidade, para que seja inserido o texto do despacho. Caso selecione a segunda opção, clique em //Selecionar arquivo// e adicione o arquivo ao despacho, que deve ser escolhido dentre os presentes em seu computador. Para melhor compreensão, utilizaremos os dados a seguir * //Origem Interna//: __ Outra Unidade__; * //Unidade de Origem//: __11.00 - UFRPE (11.00)__. * //Tipo do Despacho//: __Decisório__; * //Parecer//: __Favorável__; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: __NOME DO SERVIDOR__; * //Público//: __Sim__; * //Forma do Despacho//: __Anexar Arquivo__; * //Arquivo//: __Arquivo.pdf__. Para prosseguir com a operação, clique novamente em //**Continuar**//. A página abaixo será prontamente apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc04.png |}} Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em //**Pré-Visualizar Documento**//. Retornando à tela anterior, confira os dados do documento a ser cadastrado e, caso esteja certo do cadastro, clique em //**Confirmar**// para finalizá-lo. A seguinte tela será exposta, com a mensagem de confirmação presente no topo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc_06.png |}} Para cadastrar um novo documento no sistema, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screenshot1786.png|}} e repita a operação. Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_2781.png|}}. Caso queira retornar à tela anterior, clique em //**Voltar**//. De volta à tela anterior, caso deseje imprimir comprovante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:printt856.png|}}. A janela a seguir será, então, exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc_07.png |}} **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:cadastrar_ocorrencia| Cadastrar Ocorrência de Documentos]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:alterar_documento| Alterar Documento]] [[suporte:manuais:sipac:protocolo:lista| << Voltar - Módulo de Protocolo]]