~~ODT~~ ====== Cadastrar Ocorrência de Documentos ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo | | **Usuários** | Servidores da Instituição | | **Perfil** | Servidor | | **Última Atualização** | Janeiro de 2020 | Esta operação permite ao usuário realizar o cadastro de ocorrências - ou observações - sobre um documento registrado no sistema da Instituição, relacionadas ao tempo que o documento passou em sua unidade de lotação. Para cadastrar uma ocorrência, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Documentos -> Cadastro -> Cadastrar Ocorrência//. Ou acesse SIPAC -> Mesa Virtual -> Documentos na Unidade(na caixa de seleção), selecione {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:antena.png|}} e em seguida //Ocorrência de Documentos// e //Adicionar Ocorrência.//Como na imagem abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:img11.png |}} **Observação: Caso deseje seguir o caminho pela mesa virtual, vá direto ao Título Adicionar Ocorrência do Documento localizado neste manual, caso deseje seguir o caminho do menu, continue acompanhando as imagens logo abaixo.** O sistema exibirá a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:ufrpe42.png |}} Para filtrar a busca por um documento específico, utilize um ou mais dos critérios a seguir: * Número de //Protocolo// do documento que deseja consultar; * Número do //Código de Barras// do documento; * //Origem// do documento, entre as opções //Interna// e //Externa//; * Número //Identificador// do documento para o qual deseja cadastrar uma ocorrência; * //Número// de identificação do documento desejado da instituição; * //Ano do Documento//, ou seja, o ano que o documento escolhido foi criado; * //Tipo do Documento//, dentre as possibilidades apresentadas pelo sistema; * //Unidade de Origem// do documento, ou seja, unidade da instituição na qual ele foi criado, caso sua origem seja interna. Ao digitar as letras iniciais de pesquisa deste campo, uma lista condizente com o que foi digitado será exibida, surgindo a necessidade de selecionar uma das opções; * //Órgão Externo de origem// do documento, caso ele seja de origem externa à instituição; * //Período do Documento//, isto é, a data inicial e final do documento; * //Período do Cadastro// do documento, ou seja, data de início e término do período no qual a data cadastro do documento no sistema está incluída; * Selecione a opção //Todos os Documentos da Unidade// se desejar visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e que se encontram, atualmente, na sua unidade de lotação. É importante destacar que nos campos //Período do Documento// e //Período do Cadastro//, para inserir as datas desejadas, digite-as ou selecione-as no calendário exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:calendar2.png|}}. Esta operação será válida sempre que surgir nas telas do sistema. Como exemplo, usaremos o //Tipo do Documento//: __OFICIO__. Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada, subsequentemente. Esta opção será válida em todas as páginas em que estiver presente. Para retornar à página inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_140.png|}}. Esta ação será válida para todas as páginas que a contenha. Para prosseguir com a busca, clique em //**Buscar**// após preencher os filtros desejados. O sistema, prontamente, atualizará a lista de //Documentos Encontrados//, passando a exibir apenas os documentos que atendem os parâmetros utilizados anteriormente. A partir da lista de //Documentos Encontrados//, é possível visualizar um determinado documento, //Adicionar Ocorrência// para um documento listado, alterar uma ocorrência previamente adicionada e/ou removê-la, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes abaixo, neste mesmo manual. ===== Visualizar Documento ===== Para visualizar os detalhes de um dos documentos listados, clique em seu número de protocolo, disponível na cor azul, ou no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_773.png|}} ao seu lado. O sistema apresentará as informações do //Documento// em uma nova janela, conforme imagem a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:doc_23.png |}} Primeiramente, para sair desta tela e retornar à página anterior, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:fechar_1.png|}}. As operações presentes na imagem em questão encontram-se explicadas no manual __Consultar Processo__, listado em //Manuais Relacionados//, ao final deste mesmo manual. ===== Adicionar Ocorrência do Documento ===== Se desejar adicionar uma ocorrência para um documento cadastrado no sistema da Instituição, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot123.png|}} ao seu lado. O sistema o direcionará para a tela de //Cadastro de Ocorrência//: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_153.png |Figura 3: Cadastro de Ocorrência do Documento}} Para inserir uma nova ocorrência, informe os seguintes dados: * //Data da Ocorrência// do documento; * //Prazo de Término//, isto é, o número de dias para a finalização da ocorrência; * Texto da //Ocorrência// do documento selecionado; * Selecione a //Situação// atual da ocorrência do documento, dentre as opções disponíveis. Como exemplo, utilizaremos a //Data da Ocorrência//: __02/01/2015__; o texto da //Ocorrência//: __O valor de R$20.000,00 deverá ser revertido ao crédito, pois excede o montante da despesa realizada__; e a //Situação//: __Pendente__. Ao clicar no número do //Documento// ou em seu número de //Protocolo//, o sistema exibirá a tela que contém os detalhes do //Documento//, explicada anteriormente neste mesmo manual. Esta ação será a mesma sempre que aparecer. Após preencher os dados desejados, clique em //**Cadastrar**// para prosseguir com a operação. A mensagem de sucesso, confirmando o cadastramento da ocorrência, será gerada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_154.png |Figura 4: Mensagem de Sucesso do Cadastramento da Ocorrência do Documento}} ===== Alterar/Remover Ocorrência do Documento ===== Se desejar alterar ou remover uma ocorrência previamente adicionada para um documento específico, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:alterar.png|}} ao lado do documento desejado. O sistema o direcionará para a página a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_155.png |Figura 5: Alterar/Excluir Ocorrência do Documento; Ocorrências Encontradas}} Para retornar à tela anterior, clique em //**Voltar**//. Clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:alterar.png|}} se desejar alterar os dados de uma ocorrência registrada. O sistema o direcionará para a seguinte página, que permite a //Alteração de Ocorrência//: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_156.png |Figura 6: Alteração de Ocorrência do Documento}} Os campos presentes na tela acima foram explicados anteriormente neste mesmo manual. Na tentativa de elucidar melhor a operação, a //Data da Ocorrência// foi alterada para __04/01/2015__. Após modificar os dados desejados, clique em //**Alterar**// para registrar as alterações no sistema. O sucesso da operação será informado por meio da mensagem abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_157.png |Figura 7: Mensagem de Sucesso da Alteração da Ocorrência do Documento}} De volta à página que contém a lista de //Ocorrências Encontradas//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:remover.png|}} se desejar excluir uma ocorrência cadastrada. A seguinte caixa de diálogo será disponibilizada pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_376.png |Figura 8: Caixa de Diálogo de Remoção da Ocorrência do Documento}} Se desistir da exclusão da ocorrência, clique em //**Cancelar**//. Clique em //**OK**// para confirmar a operação. Optando por seguir com a remoção, a mensagem de sucesso abaixo será fornecida pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_158.png |Figura 9: Mensagem de Sucesso da Remoção da Ocorrência do Documento}} **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:consultar_processo| Consultar Processo]] [[suporte:manuais:sipac:protocolo:lista| << Voltar - Módulo de Protocolo]]