~~ODT~~ ====== Cadastrar Despacho Eletrônico de Documento ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo | | **Usuários** | Servidores que Possuem Permissão para Cadastrar Protocolo na Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** | Janeiro de 2020 | Esta funcionalidade permite que o usuário registre, no sistema da Instituição, um novo despacho eletrônico para um documento cadastrado e atualmente pertencente à sua unidade de lotação. Um despacho eletrônico é uma informação adicional que pode ser incluída durante a movimentação de um documento. Esta informação se refere a um parecer que o usuário apresenta após fazer sua análise do assunto abordado. Para realizar a operação, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Documentos -> Despachos Eletrônicos -> Cadastrar Despacho//. O sistema prontamente exibirá a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:figura-primeira.png |Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados}} Para buscar o documento para o qual deseja cadastrar um despacho eletrônico, informe um ou mais dos seguintes dados: * Número do //Protocolo// do documento que deseja buscar; * Sequência de números correspondente ao //Código de Barras// do documento; * //Origem// do documento, dentre as opções //Interna// e //Externa//; * Número //Identificador// do documento; * //Número// de cadastro do documento para o qual deseja registrar um despacho; * //Ano do Documento//, ou seja, ano no qual foi emitido; * //Tipo do Documento// desejado, a partir das opções disponibilizadas pelo sistema; * //Unidade de Origem// do documento, caso sua origem seja interna; * //Órgão Externo de Origem// do documento, caso sua origem seja externa à Instituição; * //Período do Documento//, isto é, período no qual a vigência do documento está incluída; * //Período do Cadastro// do documento; * Selecione a opção //Todos os Documentos na Unidade// para visualizar uma lista contendo todos os documentos cadastrados no sistema da Instituição e que estão localizados na sua unidade de lotação. É importante destacar que nos campos //Período do Documento// e //Período do Cadastro// é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário virtual exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:calendário_1.png|}}. Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela exibida posteriormente. Esta ação é válida para todas as telas que a contenha. Para retornar ao menu principal do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone_01.png|}}. Esta opção é válida em todas as telas em que for exibida. Após inserir os dados desejados, clique em //**Buscar**// para prosseguir. A lista de //Documentos Encontrados// será prontamente atualizada e nela passarão a constar apenas os documentos que atendem aos critérios de busca informados. A partir da lista de //Documentos Encontrados//, é possível visualizar os dados de um determinado documento, cadastrar um despacho para um documento listado e/ou editar um despacho previamente cadastrado, conforme desejado. Essas ações serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual. ===== Visualizar Documento ===== Para visualizar os detalhes de um documento listado, clique em seu número de //Protocolo// ou no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:lupa_1.png|}} ao seu lado. Os detalhes do //Documento// serão exibidos na seguinte janela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:doc_15.png |}} Para encerrar a visualização da tela acima, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:fechar_1.png|}}. Esta função será válida sempre que estiver presente. Clique no nome do usuário responsável por realizar //Movimentações do Documento// para visualizar suas informações. Como exemplo, clicaremos em //lamsilva//. A tela a seguir será apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:tela-terceira.png |Figura 3: Informações do Usuário}} De volta à tela anterior, que contém os dados do //Documento// selecionado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone-comprovante.png|}} ao lado de uma determinada movimentação para fazer imprimir o comprovante do despacho associado a ela. Esta ação será válida sempre que estiver disponível. A janela abaixo será prontamente exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:doc_16.png |}} Retornando mais uma vez à página anterior, se desejar visualizar o comprovante da primeira movimentação do documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:visualizar_documento.png|}}. A seguinte página será apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:doc_17.png |}} Clique em //**Fechar**// para encerrar a visualização da página. Caso queira retornar à página inicial do módulo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone-prot.png|}}. ===== Cadastrar Despacho ===== Se desejar cadastrar um despacho para um documento listado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:adicionar.png|}} ao lado do documento desejado. A tela a seguir será, então, exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:figura-sexta_certa.png |Figura 6: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho}} Para cadastrar o despacho para o documento, informe os seguintes dados: * Selecione o //Tipo do Despacho// a ser cadastrado, dentre as opções apresentadas para escolha; * Informe se o //Parecer// do despacho é //Favorável// ou //Desfavorável//. Cabe destacar que este campo só será disponibilizado caso a opção //Decisório// seja selecionada no campo //Tipo do Despacho//; * Escolha o //Servidor Responsável pelo Despacho//, dentre os listados pelo sistema; * Assinale se o despacho é //Público// ou não; * Informe se deseja //Notificar por E-mail// os interessados no processo sobre o despacho que será adicionado ao documento; * Selecione a //Forma do Despacho//, isto é, como ele será inserido no sistema. Optando pela opção //Informar Despacho//, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho deverá ser digitado. Ao optar por //Anexar Arquivo// do despacho, o campo //Arquivo// será exibido. Para inserir o arquivo do despacho, clique em //**Selecionar arquivo**// e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. Como exemplo, utilizaremos: * //Tipo do Despacho//: __Decisório__; * //Parecer//: __Favorável__; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: __NOME DO SERVIDOR (0000000)__; * //Público//: __Sim__; * //Notificar por E-mail//:__ Não__; * //Forma do Despacho//: __Anexar Arquivo__; * //Arquivo//: __documento.pdf__. Clique em //**Cadastrar**// para confirmar o registro do despacho. O sistema o direcionará para a tela a seguir, que contém a mensagem de sucesso da operação, além do //Resumo do Despacho// cadastrado: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:doc_19.png |}} Clique em **//OK//** para confirmar o download; caso desista de realizá-lo, clique em **//Cancelar//**. Ao optar por seguir com o download, o arquivo será automaticamente disponibilizado pelo sistema. Para cadastrar um novo despacho para um documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone-cadastrar.png|}} e repita a operação. Se desejar autenticar um despacho cadastrado previamente, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone-autenticar.png|}}. Esta operação é detalhada no manual __Autenticar Despachos Eletrônicos__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim deste mesmo manual. Clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone-registrar.png|}} para enviar um processo para outra unidade da Instituição. A ação é explicada no manual __Registrar Envio (Saída) de Processo__, que está listado em //Manuais Relacionados//. ===== Editar Despacho ===== Caso deseje editar um despacho previamente cadastrado para um documento, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:visualziar_ocorrencia99.png|}}. A seguinte tela será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:figura-nona.png |Figura 9: Despachos do Documento}} Clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:visualziar_ocorrencia99.png|}} ao lado do despacho que deseja editar para selecioná-lo. Como exemplo, utilizaremos o primeiro despacho listado. O sistema o direcionará para a tela abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:figura-decima.png |Figura 10: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho}} Na tela acima, é possível modificar as informações que foram inseridas no despacho no momento do seu cadastro. Todos os campos exibidos na tela já foram explicados anteriormente neste mesmo manual. Para fazer o download do arquivo do despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone_04.png|}}. Caso queira remover um arquivo anexado ao documento, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:icone-05.png|}} ao seu lado. O sistema mostrará uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da operação: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:figura-12.png |Figura 11: Caixa de Diálogo da Remoção do Arquivo}} Clique em **//OK//** para confirmar a remoção ou em **//Cancelar//** para desistir dela. Ao confirmar, o sistema exibirá no topo da página a seguinte mensagem de sucesso da operação: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:tela_nova.png |Figura 12: Mensagem de Sucesso da Remoção do Arquivo}} De volta à tela que contém os //Dados Gerais do Despacho//, após modificar todos os dados desejados, clique em //**Alterar**// para confirmar as alterações realizadas. O sistema apresentará uma mensagem de sucesso da operação no topo da seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:doc_20.png |}} As informações descritas na tela acima foram explicadas no tópico anterior deste mesmo manual. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- **Observação: Também é possível cadastrar um despacho através do caminho SIPAC -> Mesa Virtual -> Documentos na Unidade(na caixa de seleção), selecione** {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:antena.png|}} **selecione //Despacho de Documento// e em seguida selecione //Adicionar Despacho//** como mostrado na figura abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:img9.png |}} Após selecionar a opção indicada acima, será mostrada a tela a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:img10.png |}} Após informar a forma de despacho, o servidor Responsável pelo despacho, e os outros dados, selecione **Cadastrar**. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:autenticar|Autenticar Despachos Eletrônicos]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:movimentacao:registrar_envio_saida|Registrar Envio (Saída) de Processo]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:alterar_remover_despacho|Alterar/Remover Despacho Eletrônico de Documentos]] [[suporte:manuais:sipac:protocolo:lista| << Voltar - Módulo de Protocolo]]