~~ODT~~ ====== Registrar Envio (Saída) de Documentos ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo| | **Usuários** | Servidores Responsáveis pelo Envio de Documentos na Instituição | | **Perfil** | Enviar Protocolo | | **Última Atualização** | Janeiro de 2020 | Esta funcionalidade permite o registro, no sistema da Instituição, da saída de um ou mais documentos de uma unidade da Instituição para outra unidade ou órgão externo. Para realizar esta operação, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Documentos -> Movimentação -> Registrar Envio (Saída)//. A seguinte página será exibida, contendo os campos para //Consulta de Documentos// juntamente com o rol de //Documentos na Unidade//: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_803.png |Figura 1: Consulta de Documentos; Documentos na Unidade}} Para realizar uma busca por um documento específico cujo envio será registrado no sistema, informe um ou mais dos seguintes critérios: * Número de //Protocolo// do documento; * Número do //Código de Barras// do documento; * Nome do //Fornecedor// relacionado ao documento; * //Origem// do documento, dentre as opções //Interna// ou //Externa//; * Número //Identificador// do documento; * //Número// do documento no sistema da Instituição; * //Ano do Documento//; * //Tipo do Documento// desejado, dentre as opções apresentadas pelo sistema; * //Unidade de Origem// do documento, caso o documento deva ser enviado para uma unidade interna à Instituição; * //Órgão Externo de Origem// do documento; * //Período do Documento//, isto é, período no qual a data de emissão do documento está inserida; * //Período do Cadastro//, ou seja, período que inclui a data de cadastro do documento no sistema da Instituição; * Se desejar, selecione a opção //Todos os Documentos Na Unidade// para visualizar todos os documentos cadastrados no sistema e atualmente registrados em sua unidade de lotação. É importante destacar que nos campos //Fornecedor//, //Unidade de Origem// e //Órgão Externo de Origem//, após digitar as primeiras letras do dado desejado, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Cabe ressaltar, também, que nos campos //Período do Documento// e //Período do Cadastro//, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:calendário.png|}}. Para exemplificar a operação, a opção //Todos os Documentos Na Unidade// será __selecionada__. Se deseje retornar à página inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:screenshot03823.png|}}. Esta opção será válida em todas as telas em que estiver presente. Caso desista de realizar a operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta função será válida sempre que aparecer. Para prosseguir com a pesquisa, clique em //**Buscar**//. A página será prontamente atualizada pelo sistema, passando a exibir apenas os documentos que atendem os critérios de busca utilizados. Na lista de //Documentos na Unidade//, clique no número de protocolo de um determinado documento ou no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:14.png|}} ao seu lado para visualizar seus detalhes. Esta ação será válida sempre que estiver presente na tela. Será fornecida uma tela semelhante como a tela a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:doc_27.png |}} Para sair desta tela, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:r5.png|}}. Caso queira imprimir o comprovante de cadastro do documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:documentos_sigilosos:imprimir_comprovante.png|}}. O sistema o direcionará para a página a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:doc_28.png |}} Para voltar ao menu inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2709.png|}}, na parte superior esquerda do comprovante. Se desejar fechar o comprovante e retornar à página anterior, clique em //**Fechar**//. Caso queira imprimir o comprovante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2708.png|}}. De volta à tela que contém a lista de //Documentos na Unidade//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_800.png|}} ao lado de um determinado documento para visualizá-lo na íntegra. O documento será disponibilizado, então, no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:doc_29.png |}} Retornando, mais uma vez, à página que contém os //Documentos na Unidade//, para realizar a operação de registro da saída do documento, selecione o documento desejado e, em seguida, clique em //**Continuar**//. Exemplificaremos com o documento com número de protocolo {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:n.png|}}. A seguinte página será disponibilizada pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_805.png |Figura 5: Documentos Selecionados para Envio; Destino do Envio; Dados de Envio}} Primeiramente, se desejar retornar à página anterior, clique em //**Voltar**//. Esta ação será válida para todas as páginas em que estiver presente. Para melhor entendimento da operação, as ações presente na tela acima serão detalhadas abaixo, em seus respectivos tópicos. ===== Descartar Documento do Envio ===== Caso queira excluir da lista de //Documentos Selecionados para Envio// um documento previamente selecionado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2713.png|}} ao seu lado. A caixa de diálogo abaixo será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2714.png |Figura 6: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da exclusão ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso a seguir será apresentada no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2715.png |Figura 7: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento}} ===== Cadastrar Despacho ===== Se desejar inserir um despacho para acompanhar o documento a ser enviado para outra unidade da Instituição ou órgão externo, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2712.png|}}. O sistema o direcionará para a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_27162.png |Figura 8: Documento Selecionado; Dados Gerais do Despacho}} As ações presentes na tela acima serão detalhadas no manual __Cadastrar Despacho de Documento__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim deste mesmo manual. ===== Visualizar Despacho ===== Caso queira visualizar detalhes de um despacho previamente cadastrado para acompanhar o documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2721.png|}} ao seu lado. O sistema prontamente exibirá o despacho no formato a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:doc_30.png |}} Se desejar voltar ao menu inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2709.png|}}. Para fechar o despacho e retornar à página anterior, clique em //**Voltar**//. Clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2708.png|}} se desejar imprimir o despacho. ===== Registrar Envio (Saída) do Documento ===== Para prosseguir com o registro do envio (saída) do documento selecionado, informe os seguintes dados: * //Tipo de Unidade// de destino do documento, dentre as opções //Setor Interno// ou //Órgão Externo//. É importante destacar que os demais campos a serem preenchidos irão variar de acordo com o //Tipo de Unidade// selecionado; * //Unidade de Destino// do documento na Instituição. Para informar a unidade desejada, é possível digitar seu código ou sua denominação ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema; * //Tempo de Permanência// do documento na unidade de destino selecionada, em dias; * //Observações// sobre o envio do documento, caso ache pertinente. Em seguida, clique em //**Enviar**//. A mensagem de sucesso da operação será exibida conforme imagem abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:doc_31.png |}} Caso queira registrar o envio de outro documento, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:movimentacao:screen_shot_2723.png|}} e repita a operação. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:despachos_eletronicos:cadastrar_despacho|Cadastrar Despacho de Documento]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:consultar_documento|Consultar Documento]] [[suporte:manuais:sipac:protocolo:lista| << Voltar - Módulo de Protocolo]]