~~ODT~~ ====== Adicionar Documentos a um Processo ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo | | **Usuários** | Servidores Habilitados a Realizar o Cadastro de Processos Protocolados em sua Unidade de Lotação na Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** | Janeiro de 2020 | Esta funcionalidade permite ao usuário anexar novos documentos a um processo existente em sua unidade ou em alguma das unidades/centros de custo vinculados a ela e já cadastrado no sistema da Instituição. Para iniciar esta operação, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Menu -> Processos -> Cadastro -> Adicionar Documentos//. Ou acesse SIPAC -> Mesa virtual -> processos abertos na unidade, selecione o ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:antena.png|}} e selecione a opção como mostrado na imagem abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:imagem1.png |}} **OBSERVAÇÂO: Caso opte por seguir o caminho da mesa virtual, vá direto ao título //Anexar Documentos// localizado neste manual. Caso opte por seguir o caminho do menu, continue acompanhando as imagens abaixo.** A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de //Consulta de Processos// e a //Lista de Processos// encontrados: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:ufrpe15.png |}} Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes dados: * No campo //Processos na Unidade//, selecione a unidade onde o processo se encontra atualmente; * //Número do Processo//; * Número do //Código de Barras// do processo; * //Assunto Detalhado// do processo; * Nome do //Interessado// no processo; * Se desejar consultar apenas os //Processos dependentes de autenticação de despacho//, selecione esta opção. Para exemplificar, utilizaremos //Processos na Unidade//: __PROGESP - COORDENADORIA DE ATENDIMENTO AO SERVIDOR (11.65.04.05)__ e o //Número do Processo//: __23077.17920/2015-63__. Se desejar retornar ao menu principal do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:18link.png|}}. Esta opção será válida para todas as telas em que estiver presente. Caso desista de realizar a operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida para todas as páginas em que for exibida. Após preencher os campos com os dados desejados, clique em //**Consultar**// para realizar a busca. A //Lista de Processos// encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados. Na //Lista de Processos//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2789.png|}} ao lado do processo desejado para visualizar os documentos já inseridos nele. A página passará a ser exibida da seguinte forma: {{ :undefined:ufrpe16.png |}} Caso queira ocultar a lista de //Documentos no Processo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2790.png|}}. A página prontamente voltará a exibir a configuração anterior, sem apresentar os documentos encontrados no processo. A partir da //Lista de Processos// encontrados, é possível visualizar os documentos inseridos ao processo, visualizar os dados gerais de um determinado documento, visualizar os detalhes do processo, visualizar as leituras realizadas para o processo por servidores da Instituição e/ou adicionar novos documentos ao processo, conforme desejado. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual. ===== Visualizar Documento ===== Para visualizar na íntegra um documento presente no processo, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2814.png|}} ao seu lado. Esta opção será válida sempre que for exibida. O documento será exibido em uma nova janela, conforme imagem a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:novo_formulario123.png |}} Caso deseje imprimir o comprovante do documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:novo_imprimir123.png|}}. ===== Visualizar Dados do Documento ===== Se desejar visualizar em detalhes os dados referentes a um documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2792.png|}}. Esta ação será válida sempre que estiver presente. A seguinte tela será prontamente disponibilizada pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:ufrpe17.png |}} Para sair da tela, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:figura042.png|}}. Esta operação será válida sempre que for disponibilizada. Se desejar visualizar os dados do //Processo Associado// ao documento, clique em seu número. Esta ação será explicada a seguir, neste mesmo manual. Se desejar voltar ao menu inicial do módulo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2824.png|}}. Caso queira retornar à página anterior, clique em //**Fechar**//. ===== Visualizar Processo Detalhado ===== Caso queira visualizar os dados gerais de um determinado processo, clique no link referente ao seu número ou no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:img146.png|}} ao seu lado. Esta opção será válida para todas as páginas em que for disponibilizada. Para exemplificar, clicaremos no número {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:link_doc.png|}}. Os //Dados Gerais do Processo// serão apresentados no formato a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:ufrpe18.png |}} As operações presentes na página acima serão explicadas detalhadamente no manual __Consultar Processo Detalhado__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim deste mesmo manual. ===== Anexar Documentos ===== Clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:icone1.png|}} ao lado de um determinado processo para adicionar um documento a ele. O sistema exibirá a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:ad.png |}} {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:ad2.png |}} Primeiramente, caso queira retornar à tela anterior, clique em //**Voltar**//. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida. Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser adicionado: * //Tipo do Documento//, dentre as opções disponíveis; * //Observações// referentes ao documento, se desejar; * //Forma do Documento//, ou seja, selecione se deseja //Escrever Documento// ou //Anexar Documento Digital//. Exemplificaremos com as //Opções de Documentos//: __Informar Novo Documento__ e o //Tipo do Documento//: __SOLICITAÇÃO__. Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a //Forma do Documento// selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual. ==== Escrever Documento ==== Ao optar pela //Forma do Documento//: __Escrever Documento__, a página será exibida na formatação abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_044.png |Figura 9: Dados Gerais do Processo; Adição de Documentos - Escrever Documento; Documentos Já Adicionados no Processo; Novos Documentos Inseridos no Processo}} Na tela acima, insira o texto do documento a ser adicionado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema. É importante destacar que se desejar inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de //Palavras Reservadas//. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto. Como exemplo, utilizaremos o texto __Solicito a revisão do orçamento referente ao período de 2015.2__. Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o //Tipo de Documento// selecionado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_2773.png|}}. A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_812.png |Figura 10: Caixa de Diálogo da Inserção do Modelo de Documento;}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da inserção do modelo ou em //**OK**// para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido no espaço dedicado ao texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado. ==== Anexar Documento Digital ==== Ao optar pela //Forma do Documento//: __Anexar Documento Digital__, a tela será exibida da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:novo_965.png |}} Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado: *//Data do Documento//. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:processos_sigilosos:icone.png|}}; * Código //Identificador// do documento; * //Ano// de emissão do documento; * //Número de Folhas// existentes no documento; * //Unidade de Origem// do documento na Instituição. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou denominação ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema; * //Tipo de Conferência// realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas; * Insira o //Arquivo Digital// do documento. Para isso, clique em //**Selecionar arquivo**// e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador. Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_817.png|}}. O sistema o direcionará para a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:assinante.png |Figura 12: Inserir Assinante}} Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada. Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_250.png|}} para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor __NOME DO SERVIDOR__. A tela passará a ser exibida da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:documentos:cadastro:screen_shot_2775.png |Figura 13: Inserir Assinante; Servidor Selecionado}} Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:assinatura:screen_shot_2731.png|}} ao seu lado. O servidor em questão será prontamente removido da listagem de servidores assinantes. Esta ação será válida sempre que presente. Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser inserido no processo, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de //Assinantes do Documento//, presente na tela de inserção dos dados do documento que será inserido. De volta à tela de inserção de documentos no processo, após informar os dados desejados, clique em //**Adicionar Documento**// para prosseguir com a operação. A tela passará a ser exibida da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:as.png |}} {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:as2.png |}} Se desejar adicionar um novo documento, repita a operação. Caso deseje remover um documento recém-inserido, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_074.png|}} ao seu lado. A caixa de diálogo abaixo será apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2839.png |Figura 15: Caixa de Diálogo da Remoção do Documento}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da operação ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar a remoção do documento inserido, a mensagem de sucesso a seguir será apresentada no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2840.png |Figura 16: Mensagem de Sucesso da Remoção do Documento}} Retornado mais uma vez à tela anterior, após inserir todos os documentos desejados, clique em //**Finalizar**// para dar continuidade à operação. A mensagem de sucesso da inserção dos documentos será exibida pelo sistema da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screen_shot_2843.png |Figura 17: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo}} **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:consultas_relatorios:consultas:processos:processo_detalhado|Consultar Processo Detalhado]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:cadastrar_processo|Cadastrar Processo]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:alterar_processo|Alterar Processo]] [[suporte:manuais:sipac:Protocolo:lista| << Voltar - Módulo de Protocolo]]