Consulta Geral de Documentos

Esta funcionalidade permite que o usuário realize uma consulta por documentos cadastrados no sistema da Instituição, bem como visualize as principais informações de um determinado documento, conforme desejado.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Consultas/Relatórios → Consultas → Documentos → Consulta Geral de Documentos.

Ou acesse SIPAC → Mesa Virtual → Consultas → Documentos → Consulta Geral de Documentos.

A tela a seguir será apresentada pelo sistema:

Para realizar a busca por um determinado documento, informe um ou mais dos seguintes dados:

• Número de Protocolo do documento desejado;
• Sequência numérica correspondente ao Código de Barras do documento;
• Origem do documento, dentre as opções Interna ou Externa;
• Código Identificador do documento;
• Número de cadastro do documento;
• Ano do Documento, ou seja, ano no qual ele foi cadastrado;
• Assunto do Documento que deseja buscar;
• Assunto Detalhado do documento;
• Tipo do Documento, dentre as opções disponibilizadas;
• Unidade de Origem do documento, caso ele seja de origem Interna;
• Órgão Externo de Origem do documento, caso ele sua origem seja Externa;
• Período do Documento, ou seja, sua data de vigência;
• Período do Cadastro do documento, isto é, período no qual a data de cadastro do documento está inserida;
• Situação do documento, entre as opções apresentadas pelo sistema;
• Observação pertinente ao documento que deseja buscar;
• Selecione a opção Todos os Documentos caso deseje visualizar, no resultado da busca, a lista de todos os documentos cadastrados no sistema;
• Nome ou matrícula do Interessado no documento;
• Tipo do Interessado no documento, isto é, seu vínculo com a Instituição;
• Nome do Interessado;
• Unidade de Origem da última movimentação do documento na Instituição;
• Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento;
• Unidade de Destino da última movimentação do documento;
• Órgão Externo de Destino da última movimentação;
• Período do Envio, isto é, período no qual a data de envio do documento da sua unidade ou órgão de origem para seu destino aconteceu, na última movimentação;
• Período do Recebimento do documento em seu destino, na última movimentação;
• No campo Recebido pelo Destino, selecione a opção Sim caso o documento tenha sido recebido pela sua unidade ou órgão externo de destino ou Não, caso contrário;
• Selecione a opção Formato de Impressão se desejar visualizar os resultados da busca em formato de relatório para impressão.

É importante destacar que nos campos Período do Documento, Período do Cadastro, Período do Envio e Período do Recebimento é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário virtual exibido ao clicar no ícone .

Já nos campos Unidade de Origem, Órgão Externo de Origem, Interessado, Unidade de Origem da última movimentação, Órgão Externo de Origem da última movimentação, Unidade de Destino da última movimentação e Órgão Externo de Destino da última movimentação, após digitar as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Exemplificaremos utilizando o Ano do Documento: 2015 e o Tipo do Documento: OFÍCIO.

Se desejar retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção será válida sempre que for disponibilizada.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exposta posteriormente. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentem.

Clique em Buscar para prosseguir com a pesquisa. A lista de Documentos Encontrados atendendo aos critérios de busca informados será exibida conforme imagem a seguir:

As ações presentes na tela acima serão detalhadas em tópicos a seguir, neste mesmo manual. Para exemplificá-las, utilizaremos o documento de Número: 1 e Ano: 2016.

Caso queira visualizar um documento na íntegra, clique no ícone ao seu lado. O sistema abrirá a janela abaixo:

Clique no ícone ou no link correspondente ao número de protocolo do documento, destacado em azul, para visualizar seus detalhes. Para exemplificar, clicaremos em .

O sistema o direcionará para a seguinte página:

Para fechar a tela, clique em . Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Se desejar visualizar o documento selecionado, clique em . Essa ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Caso queira visualizar as leituras já realizadas para um determinado documento, clique no ícone ao seu lado.

A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:

Para visualizar a lista de interessados em um determinado documento, clique no ícone .

Uma tela idêntica à exibida abaixo será carregada:

Bom Trabalho!

• Cadastrar Documento
• Alterar Documento

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