Cadastrar Documento

Esta funcionalidade é utilizada por usuários da Instituição para efetuar o cadastro de novos documentos no banco de dados do sistema.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Menu → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento.

Ou acesse SIPAC → Mesa Virtual → Documentos → Cadastrar Documento.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Primeiramente, para retornar à página inicial do módulo, clique em . Esta função será válida sempre que estiver disponível.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Na tela acima, informe os seguintes dados do documento a ser cadastrado:

• Tipo do Documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema. É importante destacar que após selecionar o Tipo do Documento desejado, o sistema automaticamente apresentará o Assunto do Documento (CONARQ) associado ao tipo selecionado, se houver;
• Natureza do Documento, dentre as opções Ostensivo e Sigiloso;
• Assunto Detalhado do documento que será cadastrado;
• Observações a respeito do documento que será cadastrado, se desejar;
• Forma do Documento, isto é, se deseja por um Documento Físico, Escrever Documento, ou Anexar Documento Digital presente em um arquivo do seu computador.

Cabe destacar que a página será exibida com campos diferentes de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Para exemplificar, utilizaremos o Tipo do Documento: REQUISIÇÃO DE MATERIAIS e a Natureza do Documento: OSTENSIVO.

Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:

Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.

Como exemplo, utilizaremos o texto Ata do dia 22/01/2016 ou 22 de Janeiro de 2016 pertencente a NOME DO SERVIDOR cuja matrícula é 000000 da 11.65 - PROGESP - PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS da instituição Universidade Federal Rural de Pernambuco - UFRPE referente ao documento ==NUM_PROTOCOLO_DOCUMENTO== do processo ==NUM_PROTOCOLO_PROCESSO==.

É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.

Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:

Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente inserido na caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.

Ao optar pela Forma do Documento: Documento Físico, a página será exibida na formatação abaixo:

Basta preencher todos os dados solicitados acima e clicar em Continuar

Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:

Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

• Origem do Documento, dentre as opções Documento Interno e Documento Externo;
• Código Identificador do documento;
• Ano de emissão do documento;
• Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone ;
• Número de Folhas existentes no documento;
• Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
• Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

Como exemplo, utilizaremos:

• Origem do Documento: Documento Interno;
• Data do Documento: 21/01/2016;
• Número de Folhas: 05;
• Tipo de Conferência: CÓPIA SIMPLES;
• Arquivo Digital: Documento.pdf.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assinar o documento. Para isso, clique no botão Adicionar Assinante e selecione o o ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:

Se desejar fechar a tela, clique em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.

Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.

Na lista de servidores, exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.

A tela passará a ser exibida da seguinte forma:

Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. Esta ação será válida sempre que presente.

Uma caixa de diálogo será exibida, conforme demonstra a imagem abaixo:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o servidor será prontamente removido da seleção de assinantes a serem adicionados.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes serão prontamente inseridos na lista de Assinantes do Documento, presente na tela inicial da operação.

De volta à tela inicial da operação, que contém os campos para a inserção dos Dados do Documento a ser cadastrado, clique em Continuar após informar os dados desejados para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir:

Preenchendo os dados acima e clicando em Continuar a tela seguinte será exibida:

Primeiramente, se desejar retornar para a tela anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Na página acima, devem ser informados os interessados no documento a ser registrado no sistema. Cabe destacar que os interessados podem pertencer a diferentes categorias na Instituição. Para cada categoria, um dado diferente do interessado deve ser inserido no campo disponibilizado pelo sistema após a seleção da Categoria desejada, conforme listado abaixo:

• Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, será necessário informar o nome ou a matrícula do servidor no SIAPE, sem o dígito verificador;
• Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
• Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credores do processo, isto é, são interessadas no processo a ser cadastrado;
• Unidade: Unidade da Instituição interessada no processo;
• Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Além dos dados mencionados acima, o E-mail de contato do interessado deve ser informado independente de sua categoria.

Exemplificaremos com a Categoria: Servidor; o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000); e o E-mail: email@email.com.

Para dar continuidade à operação, clique em Inserir. A tela poderá ser visualizada da seguinte forma:

Se desejar excluir um interessado previamente adicionado, clique no ícone situado ao seu lado. Será apresentada a seguinte janela para confirmação da exclusão:

Clique em OK para confirmar a operação ou em Cancelar caso desista dela. Optando por confirmar, o sistema exibirá a mensagem de sucesso a seguir no topo da página:

Caso deseje adicionar mais de um interessado, repita a operação.

Para prosseguir com o cadastro do documento, clique em Continuar após inserir todos os interessados. Uma tela idêntica à exibida abaixo será exposta:

Na tela acima, defina a Movimentação Inicial do documento. Para isso, insira sua Origem Interna, selecionando se é Outra Unidade da Instituição ou se é a Própria Unidade de lotação do servidor que está realizando o cadastro. Ao selecionar a primeira opção, o campo Unidade de Origem será disponibilizado para preenchimento.

Caso selecione a opção Própria Unidade, será necessário informar também a Unidade de Destino e o Tempo Esperado na Unidade de Destino, ou seja, quantos dias deve demorar para que o documento chegue em seu destino.

Cabe ressaltar que para ambos os campos, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Por fim, selecione se deseja Informar Despacho para o documento cadastrado. Caso opte por informar, preencha também os dados listados a seguir:

• Selecione o Tipo de Despacho a ser informado, dentre as opções disponibilizadas;
• Informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
• Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções listadas;
• Informe se o despacho é Público ou não;
• Selecione a Forma do Despacho, dentre as opções Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Ao selecionar a primeira opção, o sistema disponibilizará um campo de texto semelhante ao exibido anteriormente nesta mesma funcionalidade, para que seja inserido o texto do despacho. Caso selecione a segunda opção, clique em Selecionar arquivo e adicione o arquivo ao despacho, que deve ser escolhido dentre os presentes em seu computador.

Para melhor compreensão, utilizaremos os dados a seguir

• Origem Interna: Outra Unidade;
• Unidade de Origem: 11.00 - UFRPE (11.00).
• Tipo do Despacho: Decisório;
• Parecer: Favorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR;
• Público: Sim;
• Forma do Despacho: Anexar Arquivo;
• Arquivo: Arquivo.pdf.

Para prosseguir com a operação, clique novamente em Continuar. A página abaixo será prontamente apresentada:

Caso queira visualizar o documento a ser cadastrado na íntegra, clique em Pré-Visualizar Documento.

Retornando à tela anterior, confira os dados do documento a ser cadastrado e, caso esteja certo do cadastro, clique em Confirmar para finalizá-lo. A seguinte tela será exposta, com a mensagem de confirmação presente no topo:

Para cadastrar um novo documento no sistema, clique no link e repita a operação.

Se desejar retornar ao menu inicial do módulo, clique em .

Caso queira retornar à tela anterior, clique em Voltar.

De volta à tela anterior, caso deseje imprimir comprovante, clique em . A janela a seguir será, então, exibida:

Bom Trabalho!

• Cadastrar Ocorrência de Documentos
• Alterar Documento

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