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Sistema | SIPAC |
Módulo | Protocolo |
Usuários | Gestores de Protocolo da Instituição |
Perfil | Gestor Protocolo |
Última Atualização | Janeiro de 2020 |
Esta funcionalidade permite visualizar a lista dos tipos de processos previamente cadastrados no sistema da Instituição, bem como alterar, ativar e/ou inativar um determinado tipo. O tipo de processo é usado para classificar e agrupar processos e documentos sob um mesmo tema, agilizando sua recuperação e facilitando as tarefas arquivísticas.
Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Mesa Virtual → Administração → Tipo de Processo → Listar/Alterar.
A seguinte tela será exibida pelo sistema, com os campos que permitem Buscar Tipos de Processos cadastrados e a Lista de Tipos de Processos Encontrados:
Para consultar um tipo de processo específico, informe sua Denominação e/ou selecione o Tipo do Documento Associado ao tipo de processo desejado. Se preferir, selecione a opção Todos os Tipos de Processo para visualizar todos os tipos previamente cadastrados.
Exemplificaremos a busca selecionando o campo Todos os Tipos de Processo.
Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.
Para retornar ao menu principal do módulo, clique em . Esta opção será válida para todas as telas em que estiver presente.
Após informar os dados desejados, clique em Buscar para realizar a consulta. A Lista de Tipos de Processos Encontrados será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os processos que atendem aos critérios de busca utilizados.
A partir da Lista de Tipos de Processos Encontrados, é possível visualizar, alterar, ativar e/ou inativar os tipos de processos cadastrados no sistema. Essas operações serão explicadas em detalhes nos tópicos abaixo, neste mesmo manual.
Caso deseje cadastrar um novo tipo de processo no sistema, clique em . Esta função será explicada detalhadamente no manual Cadastrar Tipo de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.
Se desejar visualizar em detalhes os dados de um tipo de processo específico, clique no ícone ao seu lado. Exemplificaremos clicando no ícone referente ao tipo de processo ABANDONO DE CARGO.
O sistema exibirá a seguinte página:
Para retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.
Caso deseje alterar os dados de um determinado tipo de processo cadastrado, clique no ícone ao seu lado. Iremos exemplificar clicando no ícone referente ao mesmo tipo de processo utilizado no tópico anterior, ABANDONO DE CARGO.
A seguinte página será disponibilizada:
Na tela acima, é possível alterar a Denominação do tipo de processo e Associar Tipos de Documentos a ele, conforme desejado. Para realizar a associação, selecione o Tipo de Documento desejado dentre as opções disponíveis e clique em Adicionar Documento.
Como exemplo, selecionaremos o Tipo do Documento: ATA.
A página será recarregada e passará a ser exibida conforme imagem a seguir:
Se desejar associar outro tipo de documento, repita a operação.
Caso queira remover um tipo de documento previamente associado, clique no ícone ao seu lado. A janela de confirmação a seguir será apresentada:
Clique em Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a mensagem de sucesso abaixo será prontamente exibida pelo sistema:
De volta à página anterior, onde é possível realizar alterações nos dados do tipo de processo selecionado, após modificar os dados desejados, clique em Alterar para prosseguir com a operação. O sistema exibirá a seguinte janela de confirmação:
Clique em Cancelar se desistir das alterações realizadas ou em OK para confirmá-las. Optando por confirmar, a página passará a ser exibida conforme imagem abaixo:
Caso queira retornar à página inicial da operação, clique em . A Lista de Tipos de Processos Encontrados será novamente apresentada.
Na Lista de Tipos de Processos Encontrados, é permitido ativar ou inativar os tipos de processos cadastrados no sistema, isto é, habilitá-los ou desabilitá-los para uso.
O ícone indica que o tipo de processo está inativo no sistema. Para ativá-lo, clique no mesmo.
O ícone , por sua vez, indica que o tipo de processo está ativo. Clique no ícone se desejar inativar o tipo.
Iremos exemplificar clicando no ícone ao lado do tipo de processo ABANDONO DE CARGO.
Ao clicar no ícone, os Dados do Tipo de Processo serão exibidos com a Situação atual do tipo de processo, juntamente com a mensagem de sucesso da operação:
A operação será a mesma sempre que uma alteração de status de um determinado tipo de processo for realizada.
Bom Trabalho!