Essa é uma revisão anterior do documento!
Sistema | SIPAC |
Módulo | Protocolo |
Usuários | Servidores Ativos da Instituição |
Perfil | Servidor |
Última Atualização | Janeiro de 2020 |
Esta funcionalidade permite ao usuário consultar a lista memorandos eletrônicos recebidos por ele no sistema da Instituição, bem como realizar operações relacionadas aos memorandos, como visualizar suas principais informações, recebê-los e encaminhá-los para outra unidade.
Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos.
A tela a seguir será exibida:
Na imagem acima, busque por um memorando específico, informando um ou mais dos critérios de busca abaixo:
Exemplificamos com Ano de 2016.
Para voltar ao menu Protocolo, clique no link . Esta funcionalidade será a mesma, sempre que estiver presente no sistema.
Caso desista da operação clique em Cancelar e confirme o abandono na caixa de diálogo exibida, posteriormente. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.
Após inserir os dados desejados, clique em Buscar para dar sequência ao afunilamento dos memorandos. O sistema automaticamente atualizará a lista de Memorandos Recebidos, passando a exibir apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados.
Nesta tela será permissível: Visualizar memorando, Marcar para acompanhamento, visualizar Memorando Detalhado, Leituras, Alterar Situação, Responder, Encaminhar memorando, e/ou Exportar Memorando para .doc. Os ícones apresentados nesta tela, serão explicados em tópicos para facilitar a compreensão.
Para visualizar um memorando específico, clique no ícone ou no link, em azul, com o número do Documento, na lateral direita dele. Exemplificaremos com o Documento: e, a partir disto, será exposta a seguinte página:
Clique em Fechar, para finalizar a visualização desta tela.
O memorando poderá ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone . Desse modo, o ícone que simboliza esta ação, ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão, ou até que seja desmarcado, como é possível visualizar na tela inicial do manual, com o Documento: .
Ao selecionar esta opção, o memorando eletrônico, mesmo que já tenha sido lido, permanecerá na caixa de entrada de memorandos e na lista de memorandos pendentes de recebimento, para o seu acompanhamento.
Para desmarcá-lo, clique neste símbolo e o memorando retornará à sua cor inicial (acinzentado).
Se desejar consultar o memorando detalhadamente, clique no ícone . Como exemplo, usaremos o Documento: e, como consequência, uma tela similar a esta será fornecida:
Para fechar a página, basta clicar em . Essa ação poderá ser realizada, sempre que este botão aparecer nas operações.
Se desejar visualizar o memorando eletrônico em questão, clique no ícone . A página exibida será semelhante a apresentada na operação Visualizar Memorando, cuja já foi amplamente esclarecida, aqui, neste mesmo manual.
Ao clicar no login do usuário, uma janela contendo dados sobre o servidor será exibida da seguinte forma:
Retornando a tela do Memorando Detalhado, caso deseje imprimir o comprovante do memorando, clique em . O relatório do Memorando Eletrônico será exposto, conforme a figura a seguir:
Caso deseje retornar ao menu principal do módulo, clique em , no canto esquerdo superior da tela.
Para finalizar a exibição da tela acima, clique em Fechar.
É possível, também, ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura de determinado documento. Para realizar esta ação, clique no ícone . Exemplificaremos com o Documento: e a tela a seguir poderá, enfim, ser visualizada:
Nesta tela, encontram-se os usuários que realizaram a leitura do memorando, além de suas informações básicas.
O sistema permite alterar a situação de qualquer um dos memorandos eletrônicos listados. Para isso, clique no ícone , ao lado do Documento requerido. Para exemplificar, selecionaremos o Documento: e, com base nisto, uma página idêntica a esta será gerada:
Na página acima, informe a nova Situação do memorando, dentre as opções RECEBIDO, EM ANÁLISE e CONCLUÍDO; e insira uma Observação sobre a alteração de situação a ser realizada. Caso selecione, no campo Situação, a opção EM ANÁLISE ou CONCLUÍDO, será necessário indicar também, no campo Para Unidade, se a situação da alteração deve afetar todos os destinatários da sua unidade ou não.
Como exemplo, escolheremos a Situação: EM ANÁLISE, Para Unidade Não e descreveremos a Observação: Memorando em Análise.
Caso queira tornar para a tela anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida sempre que for disponibilizada.
Para cadastrar as novas informações no memorando em questão, clique em Cadastrar. A mensagem de êxito das alterações será fornecida no seguinte modelo:
O sistema possibilita responder ao memorando eletrônico. Para realizar esta ação, clique neste símbolo . Exemplificaremos com o Documento . A tela abaixo será apresentada pelo sistema:
Todas as ações presentes na figura acima, encontram-se detalhadas no manual Listar Memorandos Pendentes de Recebimento, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.
É permitido encaminhar os memorandos, acompanhando a tramitação de um documento, mesmo quando este não está em processo. Para tanto, clique no ícone , e, logo, uma tela com os Dados do Documento será apresentada. Na tentativa de tornar clara a operação, selecionaremos o Documento , exibindo, em seguida, a tela já citada:
Qualquer dúvida que surgir sobre esta operação, não hesite em consultar o manual Listar Memorandos Pendentes de Recebimento, disponível no tópico de Manuais Relacionados, no fim deste manual.
Caso queira exporta o memorando para documento no formato do word, clique no ícone . Como exemplo, escolhemos o Documento: e o sistema solicitará a confirmação desta ação, através da seguinte caixa de diálogo:
Escolha entre, Abrir ou fazer Download do documento. Em seguida, clique em OK, para confirmar ou Cancelar, caso desista da operação.
Bom Trabalho!