Sistema | SIPAC |
Módulo | Protocolo |
Usuários | Usuários Responsáveis pelo Protocolo na Unidade |
Perfil | Cadastro Protocolo |
Última Atualização | ver('', false); |
Esta funcionalidade permite ao usuário realizar o cadastro de informações de um processo, associando-as a uma etiqueta protocoladora emitida anteriormente para a reserva de uma numeração de protocolo.
Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Registrar Dados do Processo.
O sistema exibirá a lista de etiquetas protocoladas que poderão ser registradas:
Para realizar a busca de etiquetas protocoladas, preencha os seguintes campos de refinamento:
Exemplificaremos com o Número de Protocolo 23088.163/2015-25.
Caso deseje retornar ao menu inicial do módulo, clique em . Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.
Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente.
Para prosseguir com a operação, clique em Buscar. A lista com Etiquetas Protocoladoras Encontradas será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os documentos que atendem aos critérios de busca utilizados.
Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, para selecionar a etiqueta desejada, clique no ícone . A página gerada pelo sistema será a seguinte.
Na tela acima, informe os seguintes dados:
Como exemplo utilizamos o Tipo do Processo: AJUDA DE CUSTO, Assunto Detalhado: Auxílio financeiro para cobrir os gastos com pesquisas e a Natureza do Processo OSTENSIVO.
Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que presente neste manual.
Para dar prosseguimento a ação, clique em Continuar. A página fornecida será a seguinte:
Na página acima, o sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo. É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes previamente cadastrados no sistema. Para exemplificar, optaremos por Informar Novo Documento.
Após informar a opção desejada no campo Opções de Documentos, insira os seguintes dados do documento a ser inserido ao processo para formalizá-lo:
Exemplificaremos com o Tipo do Documento Declaração.
Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada. Ambas as opções serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.
Ao optar pela Forma do Documento: Escrever Documento, a página será exibida na formatação abaixo:
Na tela acima, insira o texto do documento a ser cadastrado. Caso deseje, formate o texto utilizando as opções presentes na barra de formatação disponibilizada pelo sistema.
É importante destacar que caso deseje inserir automaticamente dados já registrados no sistema, como seu nome e matrícula, é possível utilizar as opções presentes na seção de Palavras Reservadas, presente na barra de formatação. Após a seleção, a informação será prontamente inserida no texto.
Como exemplo, utilizaremos o texto Declaração referente a ajuda de custo.
Se desejar utilizar, para a inserção do documento, um modelo previamente cadastrado no sistema para o Tipo de Documento selecionado, clique em . A caixa de diálogo abaixo será disponibilizada:
Clique em Cancelar caso desista da inserção do modelo ou em OK para prosseguir. Optando por seguir com a inserção, o modelo será automaticamente adicionado à caixa de inserção do texto do documento e poderá ser modificado conforme desejado.
Ao optar pela Forma do Documento: Anexar Documento Digital, o sistema exibirá a tela da seguinte forma:
Na tela acima, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:
Como exemplo, utilizaremos:
Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, insira os servidores da Instituição responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte tela:
Se desejar fechar a tela e retornar para a página anterior, clique em . Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida.
Para localizar o servidor que será inserido como assinante do documento, clique na letra inicial do seu nome, na barra superior. A tela será prontamente atualizada, passando a exibir apenas os servidores cujos nomes iniciam com a letra selecionada.
Na lista de servidores exibida na tela acima, clique no ícone para selecionar o servidor que será inserido como assinante. Exemplificaremos com o servidor NOME DO SERVIDOR.
A tela passará a ser exibida da seguinte forma:
Se desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, clique em ao seu lado. O servidor será prontamente removido da lista de assinantes do documento. Esta ação será válida sempre que estiver presente.
Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, feche a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.
De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s) para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:
Caso deseje inserir um novo documento, repita a operação.
As operações referentes ao documento inserido e presentes na tela acima serão divididas em tópicos apresentados abaixo, neste mesmo manual.
Se desejar visualizar o documento na íntegra, clique no ícone . A seguinte janela será apresentada pelo sistema:
Caso queira Visualizar Informações Gerais do documento, clique no ícone . Uma nova janela será então apresentada com os dados do documento, no seguinte formato:
Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será gerada para a confirmação da exclusão.
Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:
Retornando a tela dos Documentos do processo, para prosseguir com a operação de registro, clique em Continuar. A página oferecida pelo sistema será a seguinte.
Na tela acima, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:
Para exemplificar, selecionaremos a Categoria: Servidor.
Após informar a Categoria desejada, preencha os campos que serão apresentados de acordo com a categoria selecionada. No caso da categoria Servidor, será necessário informar o nome do Servidor e seu E-mail de contato.
Exemplificaremos informando o Servidor: NOME DO SERVIDOR (0000000) e o E-mail: email@email.com.br.
Após preencher os campos necessários, clique em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, conforme imagem a seguir:
Para adicionar um novo interessado no processo, repita a operação.
Se desejar excluir um interessado previamente inserido, clique no ícone ao seu lado. A seguinte janela será disponibilizada:
Clique em Cancelar se desistir da remoção ou em OK para confirmá-la. Caso opte por confirmar, a seguinte de mensagem de sucesso será exibida no topo da página:
De volta à tela com os campos para inserção dos interessados no processo, após inserir todos os interessados desejados, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a página a seguir:
Na página acima, insira as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informe a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.
Além disso, informe o Tempo Esperado na Unidade de Destino (Em Dias), ou seja, em quantos dias o processo deve chegar até ela, e selecione se deseja Informar Despacho ou não. Caso opte por informar o despacho do processo, será necessário inserir, também, os seguintes Dados Gerais do Despacho:
Utilizaremos como exemplo os seguintes dados:
Após definir os dados, clique em Pré-Visualizar se desejar visualizar a aparência que o despacho terá, antes da finalização do cadastro do processo. O Despacho será disponibilizado conforme imagem a seguir:
Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique em .
Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar.
Para imprimir o despacho, clique em .
De volta à página anterior, onde são inseridos os dados da Movimentação Inicial do Processo, clique em Continuar após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema:
Para finalizar a operação, clique em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada:
Caso queira visualizar o despacho realizado no processo, clique no ícone . O sistema abrirá uma janela semelhante a exibida mais acima, em Pré-visualizar despacho.
Para registrar os dados de um novo processo, clique no link e repita toda a operação descrita neste manual.
Se desejar imprimir a capa do processo, clique em . Logo, aparecerá a tela para impressão.
Se desejar retornar a página inicial do módulo, clique em .
Caso queira fechar a tela, clique em Voltar.
Para imprimir a capa do processo, clique no ícone .
Retornando a página contendo os Dados Gerais do Processo, para imprimir a guia de movimentação em formato econômico, clique em . A guia será exibida da seguinte forma:
Para realizar a impressão, clique no ícone .
De volta a tela página contendo os Dados Gerais do Processo, caso deseje imprimir a guia de movimentação em formato normal, clique no ícone . A página abaixo será gerada:
Se desejar retornar a página inicial do módulo, clique em .
Caso queira fechar a tela, clique em Voltar.
Para imprimir a capa do processo, clique no ícone .
Bom Trabalho!